إن لأنواع المحاسبة الإلكترونية أهمية كبيرة في ظل التطور التكنولوجي الحاصل، وكذلك تعد المحاسبة الإلكترونية الفرع المتطور من المحاسبة. فالمحاسبة التقليدية معروفة على مستوى واسع ومنتشرة في كافة الأعمال والمجالات. ونسبةً لتطور الحياة والواقع العام تطورت المحاسبة وأصبحت تمتلك فروعًا عديدة ومتنوعة، وكل فرع منهم مسؤول عن قسم خاص به وأهداف يسعى إليها، ولكن الهدف الأساسي الذي يجمع هذه الأقسام هو خدمة المجتمعات وتطورها وتسهيل الحياة فيها. وكذلك أصبحت الشركات والمؤسسات تشمل المحاسبة ضمن أنظمتها وتتعامل بها، وتقاس درجة الحداثة لديهم بالتحسينات التي تجرى على أنظمة المحاسبة. كما أصبحت الحكومات تمتلك نوع من المحاسبة خاص بها يسهل سير أعمالها ويساعد على تنظيم وتنسيق وظائفها.
بالإضافة إلى وجود أشخاص متخصصين وخبيرين للتعامل فيها يدرسون مدة معينة ومحددة حسب كل دولة ويتخرجون بصفة محاسب بعد تخصصهم في أحد مجالاتها، للعمل بعد ذلك لصالح الشركات في أقسام المحاسبة. لذلك عزيزي القارئ إذا أردت التوسع بمعرفة أهم أنواع المحاسبة الإلكترونية، والاطلاع على أهدافها وخصائصها تابع معنا.
مفهوم المحاسبة الإلكترونية
نتيجةً للتطور الإلكتروني الكبير في حياتنا فقد أصبح للمحاسبة الإلكترونية دور هام على كل الأصعدة. وقد ظهرت المحاسبة الإلكترونية بظهور الإنترنت وتطورت بتطويره. ولكثرة التعامل بالبرامج الإلكترونية أخذت هذه المحاسبة بالانتشار، فهي تعني تسجيل وتنسيق وتنظيم البيانات والمعلومات ضمن قاعدة خاصة عبر الإنترنت. وكذلك تخزن الشركات معلوماتها المحاسبية على برامج خاصة ضمن الحواسيب التابعة لها، ويمكنهم الرجوع إليها متى يشاؤون وأينما يكونون بفضل ميزات البرامج الإلكترونية الكثيرة.
ويمكن للمتخصص في مجال المحاسبة الإلكترونية أن ينشئ برامج خاصة لأعمال الشركة، مثل إعداد حسابات الإيرادات والصادرات والأموال التي تنفق وينظمها ضمن بيانات داخل هذه البرامج. ويمكن الدخول لهذه البيانات عن بعد من قبل الشخص المسؤول عبر الأجهزة المتصلة بالشبكة التابعة للشركة كالهواتف النقالة. وبذلك يتم توفير الوقت والجهد والحصول على السرعة المطلوبة لإنهاء الأعمال.
أنواع المحاسبة الإلكترونية
لسهولة استخدام المحاسبة الإلكترونية ودقتها تفرعت إلى عدة أنواع مهمة ومفيدة، فأصبح العمل على تخزين البيانات إلكترونيًا أمرًا لا بد منه. وذلك للسرعة والقدرة على إدارة الأموال والبيانات في أي وقت وأي مكان. ومن أهم أنواع المحاسبة الإلكترونية:
محاسبة الأعمال الصغيرة
لهذا النوع من المحاسبة مجال عمل في المشاريع الصغيرة والتي لا تحتاج لرؤوس أموال أو مبالغ مالية كبيرة، ويستطيع المستخدمين ذوي الدخل العادي أن يستفيدوا منها. وذلك لسهولتها وتوفرها للاستخدام عند الحاجة إليها. وكذلك تستطيع أن تدمج محاسبة الأعمال الصغيرة مع بعض الخدمات التي تحتاجها لعملك أو إيجاد المزيد من الوظائف التي تساعد في زيادة الرسوم، وبالتالي زيادة الربح المادي. وتتمثل برامج محاسبة الأعمال الصغيرة بسجلات رواتب الموظفين وإعداد وتنظيم الفواتير وتجهيز التقارير ومراجعة الكشوف.
برنامج محاسبة المؤسسة
تستخدم المؤسسات والشركات برامج هذه المحاسبة لأنها عبارة عن مجموعة من البرامج التي تخدم المؤسسات لمعرفة وملاحقة معاملاتها وبياناتها المالية. لذلك على قدر أهميتها لهذه المحاسبة يكون ثمنها أغلى. كما أنها توفر كل الأدوات والبيانات المالية، وميزات كبيرة تحتاج إليها المؤسسة مثل إعداد سجلات الشراء والفواتير وبيانات سلسلة الواردات ولوحات المعلومات، ومراقبة المخزون وإدارة علاقات العملاء. وأيضًا تدخل في مجال الصناعة والأبنية، لذلك العمل في مجال محاسبة المؤسسة يحتاج أعمال معقدة وصعبة وإلا سوف تكون تضييع للوقت والجهد.
برنامج المحاسبة المجاني
يساعد مثل هذا النوع من البرامج أصحاب الأعمال والمشاريع الصغيرة، ومن لا يسعون لأعمال واستثمارات كبيرة. وتكون ميزة هذه المحاسبة أنها مجانية، ولكن يجب على المستخدم أن يجد البرنامج المجاني الموثوق لأنها قد تتضمن إعلانات غريبة ومسيئة تضعف من البرنامج أو قد لا تسمح بالدخول للبيانات المرغوبة وإقفالها. ولكن ميزتها الأخرى أنها تساهم في ملاحظة وتجربة منتجات متنوعة دون قيود أو التزامات، وتقدم معرفة أكثر حول المنتجات، بالإضافة إلى أنها تساعدك على الاختيار الأصح.
المحاسبة عبر الإنترنت
لبرامج المحاسبة عبر الإنترنت أهمية كبيرة حاليًا، بسبب سهولة التعامل والفوائد الكثيرة التي تساهم بها. كما أن هذا النوع من أنواع المحاسبة يعمل على تسجيل الأعمال والبرامج وتثبيتها والتعديل عليها إن كان في مركز عملك أم في المنزل، بسبب الاتصال المباشر بالموقع عبر الإنترنت. وبذلك يستطيع المستخدم الوصول إلى بياناته أينما يكون وفي أي وقت. ولكن لهذه المحاسبة مخاطر عدة مثل انقطاع الإنترنت وعدم القدرة على الوصول للبيانات وقد يتمكن البعض من نقل البيانات الخاصة بمستخدم معين لمستخدم آخر. لذلك يجب الحذر عند الاحتفاظ بالبيانات المطلوبة.
خصائص المحاسبة الإلكترونية
تمتلك المحاسبة الإلكترونية مجموعة من الخصائص السهلة والتي تجعلها مرغوبة للجميع وهي:
- السرعة بالوصول إلى المعلومات ودقة العمل فيها.
- السرية من خلال المحافظة على البيانات آمنة ومقفولة.
- المرونة والتوسع في الاحتفاظ بالبيانات.
- التحضير الفوري والجودة العالية في إعداد التقارير.
- سهولة التعامل بها والكمال في برامجها.
عناصر المحاسبة الإلكترونية
للمحاسبة الإلكترونية ثلاثة عناصر متفاعلة مع بعضها تؤدي للتكامل في العمل، وهذه العناصر هي:
- البرمجيات: عن طريق مجموعة من البرامج الموجودة على الحاسوب تعمل على تغيير وتنسيق وتخزين البيانات المتعلقة بالعمل. وتتصف بالاستقلالية عن باقي برامج النظام الأخرى.
- المعدات: وتعني أجزاء أجهزة الحواسيب مثل الشاشات والطابعات ومحركات الأقراص. والذي يساعد على إدارة المعلومات والبيانات المتعلقة بشركة ما في سجلات خاصة يستطيع من خلالها صاحب العمل من الوصول إليها أينما كان.
- شؤون الموظفين: وذلك من خلال تعيين أشخاص مؤهلين لإدارة هذه البرامج، وتحديد الموظفين المرغوبين بالدخول للبيانات الأساسية، وكذلك وضع كلمات مرور خاصة بهم للحماية والأمان.
أهداف المحاسبة الإلكترونية
تمتلك المحاسبة الإلكترونية أهدافًا مميزة تساعد في الوصول إلى الدقة بالعمل وهي:
- سرعة التدقيق والتصحيح عند وجود خطأ ما، وذلك لوجود فرق تدقيق خاصة مؤلفة من خبراء ومتخصصين في هذا المجال.
- الأمان والرقابة الشديدة على البرامج من خلال إنشاء برامج مدعومة غير قابلة للاختراق.
- الوصول السريع للبيانات.
- تطوير برامج تلاحق التطور التكنولوجي للوصول لأعلى درجات الحداثة والسهولة والدقة في العمل.
- سهولة الانتقال والتعديل للبرامج.
إيجابيات وسلبيات المحاسبة الإلكترونية
للمحاسبة الإلكترونية إيجابيات وسلبيات متعددة تحدد مستوى العمل فيها والدقة في بياناتها، كما يجب الاطلاع عليها لزيادة المعرفة والمعلومات عنها.
إيجابيات المحاسبة الإلكترونية
- توفير السرية للبيانات وحمايتها من المخترقين.
- الثقة والكفاءة بالعمل والمرونة في تسجيل البيانات.
- القدرة على الوصول للبيانات المطلوبة في أي زمان ومكان.
- إنشاء تقارير محاسبية لازمة للعمل وسهلة الوصول إليها.
سلبيات المحاسبة الإلكترونية
- الخوف من الاستغناء عن جهود الموظفين وبالتالي يتولد الاضطراب ضمن أجواء العمل.
- التكلفة العالية للتطوير والتحديث وتدريب العملاء.
- أخطاء غير متوقعة الحدوث للبرامج.
- فشل الأنظمة وتعطل الأجهزة وضياع الملفات عند عدم وجود نسخة احتياطية.
وفي النهاية للمحاسبة الإلكترونية أهمية كبيرة في سير أعمالنا وحياتنا، ولكن يجب أن نعلم أنها سيف ذو حدين يجب الانتباه والذكاء في استخدامها، ونتمنى أن نكون قدمنا لكم في مقالتنا أنواع المحاسبة الإلكترونية أجوبة عن استفساراتكم.
