مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB تعريف المفهوم مع الأمثلة، إذا كان قد سبق لك وأن قدمت طلب تغيير في المشروع، أو تنوي أن تقدم، فإن مجلس التحكم في التغيير هو أحد الأطراف المعنية بدراسة هذا الطلب. فهل لديك فكرة عن مفهوم مجلس التحكم في التغيير؟ تتجلى مهمة المجلس في اتخاذ قرار مدروس حول قبول أو رفض طلبات التغيير المقدمة بحسب الظروف والإمكانيات المحيطة بالمنشأة. كما أن هذا المجلس يأخذ بالحسبان عند اتخاذ القرار التكلفة والزمن الذي سيترتب على التغيير، بالإضافة إلى أنه يوافق على ذلك التغيير في حال كان يتماشى مع أهداف واستراتيجيات المشروع بما يضمن استمراره ونجاحه. لذلك سنتعرف في مقالنا هذا على مفهوم مجلس التحكم في التغيير بالإضافة إلى أمثلة عن مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB.
مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB
يستخدم مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB في إدارة المشاريع، ويعرف على أنه مجموعة من الأفراد الذين يعملون داخل المشروع، وتكمن مهمتهم الأساسية في مراجعة وتدقيق كافة طلبات التغيير المتعلقة بالمشروع وترتيبها بحسب أولويتها وأهميتها. كما أن هذا المجلس يدرس كل طلب بحسب الإمكانيات المتاحة والظروف المحيطة بالمشروع. بالإضافة إلى التكلفة المرتبة على التغيير وتأثيرها على الميزانية، والوقت الذي سيحتاجه التغيير في حال كان مناسبًا لفترة إتمام المشروع المتفق عليا أو أنه يحتاج لتمديد تلك الفترة. ثم يتخذ قرار بقبول أو رفض أو تأجيل التغيير إلى حين أن تصبح الظروف أكثر ملائمة لاتخاذ القرار المناسب بخصوص طلب التغيير.
بالإضافة إلى ذلك فأن المجلس يمكن أن يتألف من:
- إما مجموعة صغيرة مؤلفة من مدير المشروع وبعض من أصحاب المصلحة.
- أو مجموعة كبيرة تتضمن عددًا كبيرًا من الأفراد الذين يشغلون وظائف مختلفة ضمن المشروع أو المنشأة.
شاهد أيضًا: الخطة التسويقية MARKETING PLAN تعريف المفهوم مع الأمثلة.
الأدوار ضمن مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB
بعد أن تعرفنا على مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB، إليك الأدوار المنوطة لكل عضو من أعضاء المجلس، الذين يتعاونون بشكل جماعي لاتخاذ قرار سليم حول طلب التغيير، وهم:
- رئيس مجلس الإدارة: تتمثل مهمته الأساسية في دعوة أعضاء مجلس الإدارة لاجتماعات مجلس التحكم في التغيير. ثم قيادة هذه الاجتماعات، بالإضافة إلى اتخاذ القرار النهائي بخصوص قبول أو رفض طلب التغيير.
- مساعد المشروع: وهو الشخص المسؤول عن توثيق أي تغيير يحصل في المشروع.
- مدير المشروع: يتولى مهمة ضمان إكمال وسير المشروع ونجاحه، بالتزامن مع أي تغيير يحدث وذلك لتحقيق أهداف واستراتيجيات المشروع الموضوعة مسبقًا.
- أعضاء مجلس الإدارة: هم الأفراد الذين يعملون ضمن المشروع أو المنشأة. كما أنه يتم الأخذ برأيهم من قبل رئيس المجلس قبل اتخاذ قرار بقبول أو رفض طلب التغيير.
- البادئ: وهو الشخص الذي قدم طلب التغيير. أو اقترح تغييرًا معينًا في المشروع سواء بشكل لفظي أو كتابي، وينتظر اتخاذ القرار بشأنه.
- بالإضافة إلى ذلك فإن أحد أهم الأدوار في عملية تقييم التغيير من قبل المجلس هو دور المراجع. الذي يقيم أثر التغيير على تكلفة المشروع والزمن الذي يحتاج إليه. كما أنه يتحقق من إجراء التغييرات بشكل صحيح في حال تمت الموافقة على الطلب.
مدخلات عملية التحكم في التغيير
تتألف المدخلات ضمن مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB مما يلي:
- خطة إدارة المشروع: تتضمن الإجراءات والاستراتيجيات الموضوعة مسبقًا لتنفيذ المشروع.
- وثائق المشروع: وهي المستندات والأوراق الرسمية الخاصة بالمشروع.
- تقارير أداء العمل: وهي الجداول الزمنية التي تتضمن كافة العمليات التي تحدث خلال المشروع.
- تغيير الطلبات: وهذا يحدث عند صدور قرار المجلس بحيث تبدأ عملية التغيير في بعض الجوانب من المشروع.
بالإضافة إلى ذلك فإن هذه المدخلات تلعب دورًا أساسيًا في اتخاذ قرار المجلس. لأنها تعطيه صورة واضحة عن العمليات التي تحدث في المشروع والتي سيتخذ قراره بما يتناسب معها.
شاهد أيضًا: استراتيجيات التركيز FOCUS STRATEGIES تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أمثلة عن مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB
فيما يتعلق بهذا السياق تتعدد الأمثلة عن مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB، وذلك بحسب نشاط المنشأة والتغيير الذي ترغب في إحداثه. ولكن سنقدم مثال بسيط حول هذه الفكرة لتوضيحها كالتالي:
وصل لمجلس التحكم في التغيير في إحدى المنشآت المخولة بإتمام مشروع لإنتاج ألبسة رياضية، طلب تغيير لنوعية القماش المستخدم في الإنتاج، وذلك بهدف زيادة جودة الألبسة. لذلك أعلن رئيس مجلس الإدارة عن اجتماع للمجلس تم خلاله مناقشة هذا الطلب، وتوصل النقاش إلى:
- تكلفة القماش الجديد أعلى من تكلفة القماش القديم المستخدم. ولكنها تضمن جودة أفضل للإنتاج.
- كما أن المدة الزمنية التي سيحتاجها العمال لتغيير القماش المستعمل ليست طويلة. وبالتالي يمكن إتمام المشروع في الوقت المتفق عليه.
- والأهم من ذلك كله أن الأرباح المتوقعة من عملية التغيير تغطي التكاليف التي ستدفع.
- لذلك قرر رئيس مجلس الإدارة بعد التصويت قبول طلب التغيير. ثم البدء بتنفيذ التغييرات، وإخبار المراجع عند الانتهاء ليقوم بمهمته.
بالإضافة إلى ذلك فإن الأمثلة عن مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB، لا حصر لها ولكن أغلبها تتم بنفس تسلسل الخطوات، وإن ما يختلف هو طبيعة الطلب المقدم.
الخطوات المتبعة من قبل مجلس التحكم في التغيير
يسير عمل مجلس التحكم في التغيير وفق خطوات مدروسة ومتسلسلة، بهدف اتخاذ قرار صائب حول قبول أو رفض طلب التغيير، وهذه الخطوات هي:
- وصول اقتراح أو طلب التغيير: عندما يدرك شخص ما في المشروع بأن هنالك شيء يجب تغييره، يقدم طلب إلى المجلس. كما أن التغيير يمكن أن يكون لعدة أسباب منها. على سبيل المثال: رغبة العميل، تحسين جودة المواد المنتجة، أو ظرف طارئ حصل أثناء تنفيذ المشروع.
- التقييم من قبل المجلس: يدعو رئيس مجلس الإدارة الأعضاء لعقد اجتماع. ثم يبدأ النقاش بموضوعية وطرح الأسئلة، ويتم إجراء تصويت لاتخاذ قرار بقبول أو رفض طلب التغيير.
- كما أنه من الممكن التراجع لاحقًا عن قبول التغيير. ولكن يجب عقد المجلس مرة أخرى وتبرير الإلغاء بأسباب منطقية.
- تنفيذ التغيير: تبدأ عملية تنفيذ التغيير بحسب الطلب المقدم، وعند إتمام العملية يخبر مدير المشروع المجلس بذلك.
- مراجعة التغيير: في هذه الخطوة يتأكد المراجع من صحة تنفيذ التغييرات وفق المطلوب، وبما يتماشى مع أهداف المشروع.
- الخروج: بعد إتمام الخطوات السابقة، يغلق المجلس طلب التغيير وينتقل لدراسة غيره.
شاهد أيضًا: تحليل بيستل PESTEL ANALYSIS تعريف المفهوم مع الأمثلة.
الفوائد المرتبطة بقرارات مجلس التحكم في التغيير
إن الأمثلة عن مفهوم مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB التي سبق ذكرها، توضح لنا الأهمية الكبيرة لقرارات هذا المجلس والفوائد التي تحققها ومنها. على سبيل المثال:
- النظر في طلبات التغيير، واختيار الطلبات المقبولة لتنفيذها.
- تأجيل الطلبات التي تحتمل التأجيل إلى فترة لاحقة، مما يخفف الضغط على العاملين ويقلل من تشابك الإجراءات والعمليات.
- إن اتخاذ القرارات بعد دراسة وتدقيق مسبق، يساعد في نجاح المشروع وتحقيقه لأهدافه المرجوة بدقة.
- كما أنها قد تساعد في تنفيذ طلب التغيير الذي يؤدي إلى تخفيض التكاليف. أو تحسين جودة المنتجات.
- إرضاء ملاك المشروع عند تنفيذ التغييرات التي يرغبون بها.
شاهد أيضًا: طلب تغيير معتمد APPROVED CHANGR REQUEST تعريف المفهوم مع الأمثلة.
في الختام نكون قد قدمنا لك كافة التفاصيل المرتبطة بموضوع مجلس التحكم في التغيير change control board-CCB تعريف المفهوم مع الأمثلة. لذلك إذا كنت تحتاج لأية معلومات حول هذا الموضوع سيكون مقالنا أفضل دليل لك.
