عملية تكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process تعريف المفهوم مع الأمثلة، حيث يمثل أخذ الأفراد الموهوبين وتحويلهم إلى فريق عالي الأداء تحديًا دائمًا. إضافة إلى ذلك واقع بيئة العمل اليوم، حيث تتخذ عمليات إنشاء وتدريب فريق موثوق ومتعاون أبعادًا جديدة. ويمكن الاستفادة قليلًا من علم النفس السلومي لتكوين الفريق وفي مراحل تطور المجموعة. لذلك سنتكلم اليوم عن عملية تكوين الفريق، وأهميته وأساسياته، بالإضافة إلى نموذج تاكمان لتكوين الفريق.
عملية تكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process
عملية تكوين فريق المشروع هي عملية تأكيد توافر الموارد البشرية والحصول على الفريق الضروري لإكمال أنشطة المشروع. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذه العملية وتوجيه اختيار الفريق، وتعيين المسؤولية، وتعيين المسؤولية للحصول على فريق ناجح من خلال مدخلات وأدوات وتقنيات ومخرجات معينة تمثل مخطط تدفق البيانات. وقد يكون لفريق إدارة المشروع سيطرة مباشرة على اختيار أعضاء الفريق، أو قد لا يكون له أي سيطرة.
يمكن تعريف عملية تكوين فريق المشروع على أنها نشاط مشروع بتضمن اختيار والموافقة على توافر الموارد البشرية. أي بناء الجانب الإنساني من فريق المشروع بشكل أساسي، بهدف إنجاز أعمال المشروع. وتتم هذه العملية داخل مجموعة عملية التنفيذ، وبالتالي فهي تركز على تنفيذ خطة الموارد البشرية بقصد الحصول على الأشخاص المناسبين الذين يعملون في المشروع. وهنا أعني الأشخاص المناسبين ذوي لمهارات الخبرة والمعرفة المناسبة والمتاحة، لتنفيذ العمل ضمن أطر زمنية معينة.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تترأس مجموعة في قسم التسويق لديك، وهي مخصصة لإطلاق منتج غذائي لعميل جديد. ستستمر الحملة لستة أشهر علمًا أن حوالي نصف أعضاء فريقك الإبداعي هم عمال بدوام كامل يعرفون بعضهم البعض جيدًا ويعملون مع الشركة لسنوات. إن النصف الآخر من العمال لحسابهم الخاص عن بعد سيتم توظيفهم لهذه الحملة. ونظًرا لأنك تدير فريقًا موزعًا، فسيتم التركيز بشكل كبير من قبلك على تعزيز التعاون بين الموظفين الرئيسيين والمستقلين لإنجاح تكوين الفريق.
شاهد أيضًا: طرق لتحسين أداء الموظفين.
متى تتم عملية تكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process
نظرًا لأن المشروع يمر عبر مراحل مختلفة، فمن المحتمل أن يكون هناك حاجة أفراد لديهم مجموعة من المهارات المختلفة. وبالتالي سيستمر تنفيذ عملية تكوين فريق المشروع، كلما دعت الحاجة لإضافة موظفين جدد.
يشمل تكوين فريق المشروع التفاوض والتأثير، للتأكد من تعيين العدد الصحيح من الأفراد المتمتعين بالمستوى المناسب من المهارات المعرفية والخبرة إلى الفريق. وقد يشمل ذلك الموارد الداخلية والخارجية، فيجب الرجوع إلى خطة إدارة المشتريات لضمان الحصول على هذه الموارد الخارجية بطريقة مناسبة.
كما يجب ألا يميز المدراء بين الأشخاص على أساس الجنس، أو السن، أو العرق، أو الدين، أو الإعاقة، أو الجنسية، أو التوجهات المختلفة. فمن الممكن أن يقوم المسؤولون أيضًا بالعمل. وفي هذه الحالة يتم الحصول على فريق المشروع خلال مرحلة التخطيط.
اقرأ أيضًا: دور التكوين في تحسين أداء الموظفين.
أساسيات تكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process
هناك ثلاث مدخلات، وثلاث مخرجات لعملية تكوين فريق المشروع، وهي كما يلي:
المدخلات الرئيسية لتكوين فريق المشروع:
- خطة إدارة المشروع: حيث تعد خطة الموارد البشرية الورادة في خطة إدارة المشروع هي المحور الرئيسي لعملية تكوين فريق المشروع.لأنها ستوثق متى ستكون هناك حاجة إلى الموارد، ومدى الحاجة إليها وتفاصيل الأدوار والمسؤوليات لكل منها. ومن المهم أن تتذكر أن بيئة المشروع، وتوافر موارد معينة ستضع قيودًا على خطة الموارد البشرية الخاصة بك. بالإضافة إلى موارد معينة ذات قيود محددة، فضلًا عن الجوانب الأخرى مثل الثقافة، وفيما إذا كان المشروع عبارة عن مصفوفة أو بيئة مدفوعة ماليًا، حيث يجب الالتزام بسياسات وإجراءات الموارد البشرية في المشروع,
- الأدوار والمسؤوليات: وهي توزيع وتحديد سلطة ومسؤولية وكفاءة ذات صلة لكل فرد، في فريق المشروع.
- مخططات تنظيم المشروع: وتستخدم لوصف علاقات التقارير داخل نفسه ويتم تمثيله غالبًا كمخطط هرمي أو مصفوفة تعيين المسؤولية.
المخرجات الرئيسية لعملية تكوين فريق المشروع
- تعيينات موظفي المشروع: تتمثل هذه العملية في تحديد مورد واحد لكل دور تم تحديده أثناء عملية تكوين فريق المشروع، وقد تحدث هذه التعيينات عدة مرات خلال المشروع. ويجب أن ننوه إلى أن تعيين دور لمهمة قد لا يكون ضروريًا حتى وقت لاحق، ضمن الإطار الزمني للمشروع.
- تقويمات المواد: يتم تحديد مقدار الوقت الذي يتم فيه تعيين كل فرد للعمل على واحد أو أكثر من الأنشطة داخل المشروع. حيث إنه من المهم أن يتم التفاوض بشأن الوقت المتوقع لكل فرد، والاتفاق عليه مع المدير الوظيفي أو التشغيلي ذي الصلة.
- تحديثات خطة إدارة المشروع: ستتطلب خطة الموارد البشرية تنقيحات مختلفة وتحديثات، حيث يتم تعيين كل موظف مع دوره. والأهم من ذلك يجب أن نتذكر أن العمل في المشاريع يقوم بالفعل على التخطيط. وقد يشمل ذلك على سبيل المثال، التغييرات المطلوبة أو الإجراءات التصحيحية ونتيجًة لذلك، سيتم إعادة تحديث خطة الموارد عدة مرات خلال المشروع.
انظر أيضًا: أهمية التكوين في رفع أداء الموظفين.
الأدوات المستخدمة في عملية تكوين فريق المشروع
هناك بعض الأدوات التي يتم اعتمادها أثناء عملية تكوين فريق المشروع وهي:
- الواجبات المسبقة: قد يكون لديك موارد مخصصة مجانية نتيجة لتقديم العطاءات على عرض ما. وتحتاج تلك الموارد إلى الاتفاق عليها كجزء من العطاء، ومع ذلك فإن التسلسل المنطقي هنا لا يحتاج إلى تحديد الأدوار. حيث يتم تخصيص الموارد المناسبة لكل منها إلى جانب توضيح المسؤوليات.
- الاكتساب: يشير هنا إلى الحاجة إلى البحث خارج المنظمة عن الموارد التي لا يمكن أو لا ينبغي أن توفرها المنظمة المضيفة. وقد يتم تخصيص فريق المشروع أو وجوده ضمن مصفوفة محكمة، وهذا يعني أن أعضاء الفريق موجودون فعليًا داخل نفس الجزء من المنظمة.
- التفاوض: عادة لا يضطر مديرو المشروع إلى التفاوض بشأن مواردهم، سواءً داخل مؤسستهم مع مالكي الموارد خارجها. وسيتم هنا استخدام مصفوفة تخصيص المسؤولية كنقطة مرجعية لعملية تكوين فريق المشروع.
إن المحرك الرئيسي هو العثور على المستوى الصحيح من المعرفة والخبرة لتنفيذ العمل. حيث إن الحصول على أكثر من شخص خبير قد يكلف أكثر، ويخاطر أيضًا بشعور الفرد بالملل والتقليل من قيمته. بالمقابل قد يكون لديك شخص غير مؤهل في تنفيذ الأعمال، مما يؤدي إلى تجاوز الجدول الزمني والميزانية.
- فرق افتراضية: يشير هذا إلى الأفراد الذين لا يعملون وجهًا لوجه، وقد يتم البدء بعملية تكوين فريق المشروع بشكل افتراضي، وفي هذه الحالة لن يعملوا بشكل طبيعي مع بعضهم البعض. وفي مثل هذه الحالة يكون الاتصال المباشر مع الفريق، هو المفتاح للتأكد من أداء الفريق بطريقة متماسكة.
من الجدير بالذكر أنه يتم استخدام الأدوات الإلكترونية أيضًا للتواصل مثل البريد الإلكتروني. وعقد المؤتمرات وعبر الويب ومواقع الإنترنت، والعديد من برامج وأنظمة مشاركة المعلومات والتعاون الأخرى.
شاهد أيضًا: الموارد البشرية وشؤون الموظفين.
نموذج تاكمان لتكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process
يدرك نموذج تاكمان لتكوين فريق المشروع أن المجموعات لا تتشكل بشكل تلقائي أو فوري. لذلك فهم يتطورون من خلال مراحل محددة. وقد توصل تاكمان وهو عالم نفس سلوكي إلى نظرية بناء الفريق في عام 1965، عندما كشف بحثه أن المجموعات من جميع الأنواع اتبعت نمطًا مشتركًا من أربع خطوات عند تشكيلها في فرق. وبعد 12 عامًا قام بتوسيع النظرية لتشمل مرحلة خامسة والتي أخذت بعين الاعتبار، وهي حل الفريق بمجرد وصوله إلى هدفه. أما عن المراحل جميعًا، فهي كما يلي:
التشكيل لتكوين فريق المشروع
في هذه المرحلة الأولية من تفاعل المجموعة يميل الأعضاء الفرديين إلى التصرف بشكل محترم فيما بينهم. نظرًا لأن كل عضو جديد في الفريق يرى دوره من منظور الأداء الفردي، فان المجموعة لا تنجز الكثير خلال المرحلة. وهو الوقت المناسب لقائد المجموعة أو المدير لفتح المناقشات حول مهام الفريق، وتناول القواعد الأساسية مع تحديد معايير الفريق بوضوح أثناء مراجعة التوقعات لدينامكيات الفريق.
الاقتحام لتكوين فريق المشروع
قد يصطدم بعض أعضاء فريق المشروع شخصيًا أو مهنيًا أو كليهما، أو قد يتعامل أحد الأعضاء بأسلوب تواصل آخر. وقد تكون عادات العمل متعارضة، وتبدأ حينها التصورات حول من يساهم، وبماذا، ومن قد يبقى ممسكًا بالحقيبة والظهور. كما يبدأ التشكيك في عمليات الفريق ومن المحتمل أن تتداخل النتيجة مع أداء الفريق. وهذه المرحلة الحرجة لا بد منها في تكوين فريق مشروع ناجح، وقد يؤدي تجاهلها إلى جعل النزاعات الصغيرة تتفاقم وتتحول إلى مشاكل كبيرة. ومع ذلك في النهاية سيتعين على أعضاء الفريق التوصل إلى إجماع حول كيفية المضي قدمًا كفريق. والحل هنا هو مساعدة الفريق وتشجيعهم على إعادة التركيز على الأهداف، وبعد ذلك يجب العمل مع الفريق لإعادة تعريف الأدوار ومساعدتهم على تحسين مهارتهم المتعلقة بالمهام وإدارة المجموعة وإدارة الصراعات.
وضع النماذج لتكوين فريق المشروع
هنا ستعرف أن فريق المشروع قد دخل مرحلة وضع المعايير عندما تحدث صراعات صغيرة بشكل أقل تكرارًا. ويجد أعضاء الفريق طرقًا للعمل معًا، على الرغم من الاختلافات. ويبدأ كل شخص بالتعرف على كيفية مساهمة زملائه من أعضاء الفريق في المجموعة، وهذا المنظور هو جنبًا إلى جنب مع إعادة الالتزام بأهداف الفريق. مما يساعد في تنشيط أنماط العمل، وعلامات الأداء المقبولة.
هنا يجب ألا تتدخل إلا عند الضرورة فقط راقب وانتظر، فالمجموعة هنا بحاجة إلى هذه الديناميكية. يمكنك تشجيع الأعضاء بلطف على الانخراط في التقييم الذاتي لتحديد ما إذا كان هناك مجال لتحسين العملية، ولكن يجب أن يكون تركيزك الأساسي على تشجيع الاستقرار.
الأداء لتكوين فريق المشروع
إن العلاقات والترابطات التي تتشكل أثناء الاقتحام ووضع المعايير ستؤتي ثمارها في مرحلة الأداء. ومع تزايد الزخم وميل كل عضو في الفريق إلى أهداف المجموعة، تبدأ الإنتاجية في الزيادة. وحتى عندما تضغط من أجل إنتاجية أكبر، يجب أن تحرص على مكافأة الفريق من خلال إظهار الثقة في قدراتهم، وتقديم الدعم لأساليبهم وأفكارهم، والاحتفال بنجاحهم.
التأجيل لتكوين فريق المشروع
في كثير من الأحيان تثير مرحلة التأجيل مشاعر مختلفة، منها الجميل ومنها السيئ. حيث يقوم أعضاء الفريق بعمل إنهاء لمهام المجموعة، ويبدأون بالتركيز على تفاصيل إكمال أي نتائج، وإنهاء الوثائق، وتلبية متطلبات إعداد التقارير والبحث عن المهام التالية. تاركين القليل من الطاقة لإنهاء المهام في متناول اليد، ويمكن للإدارة هنا أن تساعد الفريق في التنقل خلال مرحلة التأجيل، من خلال الاعتراف بإنجازات الفريق، والتعرف على الصعوبات التي تأتي، مع طرق معالجة جميع النهايات السائبة.
يتقدم إطار العمل في عملية تكوين فريق المشروع بطريقة طبيعية وسلسة. حيث تعتمد كل مرحلة على المرحلة التي سبقتها، وفي بعض الأحيان تعود إلى المرحلة السابقة قبل المضي قدمًا.
في ختام مقالنا عن عملية تكوين فريق المشروع Acquire Project Team Process تعريف المفهوم مع الأمثلة. ننوه إلى أن الحفاظ على تركيز الفريق يقع على عاتق الإدارة، فعليهم أن يدركوا كيف تلعب ديناميكيات المجموعة في بيئة العمل الجديدة. ومع القليل من الإبداع بمساعدة التكنولوجيا، يمكن للفريق العمل بشكل متماسك لتحقيق الأهداف المشتركة.
