مفهوم تسوية المخزون Inventory Reconciliation تلك الآلية حسابية يتم إجراءها للمقارنة بين ما هو موجود بشكل فعلي في المستودعات من مواد وبضائع، وبين ما هو مسجل على السجلات الرسمية الخاصة بالمؤسسة. ويتم إجراء هذه الآلية لاكتشاف الخلل أو النقص في المستودعات من أجل التعويض والتقييم بدقة. وسنقدم لكم في مقالنا عبر موقع تجارتنا الإلكتروني أهم المعلومات عن تسوية المخزون Inventory Reconciliation، ومفهوم تسوية المخزون. كما سنسلط الضوء على خطوات تسوية المخزون ثم سجلات المخزون، تابعوا معنا حتى الكلمة الأخيرة وستجدون في مقالنا معلومات شاملة تغنيكم عن زيارة المواقع الأخرى.
مفهوم تسوية المخزون
ما هو مفهوم تسوية المخزون؟ إليكم الجواب الجيد، تسوية المخزون Inventory Reconciliation مصطلح يعبر عن طريقة المقارنة بين كمية وحجم البضائع والمواد الموجودة بشكل ملموس، وفعلي داخل المستودعات والمخازن الخاصة بالشركة وبين ما هو مدون ومسجل على التقارير والسجلات الخاصة بالمستودعات. وبالإمكان إجراء عملية التسوية المتعلقة بالمخزون ضمن نظام الجرد الدوري. ويجري هذا الجرد الدوري موظفو المخزن للتأكد من صحة السجلات والتقارير الخاصة بالمستودعات باستمرار. وإن كانت هناك أخطاء قليلة يرجح ذلك بسبب السهو أو سوء التخزين . أما إذا كانت الأخطاء فاضحة وغير واضحة هنا لا بد من الشك بحدوث التلاعب أو النصب في طريقة تسجيل المواد والبضائع في المستودعات.
مفهوم التسوية
هي عبارة متداولة كثيرًا في المؤسسات المالية وخصوصًا بين موظفي الجرد، وتعد نوعًا من أنواع المقارنة بين سجلين ماليين. يتم إجراء المقارنة بهدف اكتشاف الخلل الموجود بدقة. إذ أنه من الممكن أن يكون الخطأ ناتج عن نسيان تسجيل بيان معين للبيع أو خطأ كبير بهدف التلاعب والنصب. وفي المؤسسات المالية الناجحة يتم تكليف خبراء وموظفين مختصين للقيام بهذه المهمة بهدف الدقة وتعويض النقص بالسرعة القصوى.
خطوات مفهوم تسوية المخزون Inventory Reconciliation
تتم عملية تسوية المخزون وفق الخطوات التالية:
خطوات تسوية المخزون
- إجراء عملية الجرد الفعلي، ويكون ذلك من خلال العد الحقيقي لكافة موجودات المستودع من مواد وبضائع وتدوينها في سجلات خاصة.
- تتم المقارنة بين سجلات المواد التي تم عدها وبين السجلات الخاصة الموجودة في الشركة، واكتشاف الفوارق والتأكد من عدم وجود أي خلل.
- خطوة إيجاد الحلول تأتي بعد اكتشاف الخلل بين ما هو موجود بشكل فعلي بالمستودعات وبين ما هو مقيد على السجلات، ويكون ذلك بمراجعة الأوراق أو اكتشاف خطأ حسابي.
- ثم تحديد الأسباب من خلال الاستفسار من موظفي المستودع للتأكد إن كان هناك عمليات اختلاس وسرقة من بضائع المستودع. وربما عدم تسجيل خروج البضائع عن طريق النسيان.
- العمل على معالجة الخلل وفق الطرق المناسبة.
شاهد أيضًا: فائدة الودائع في بنك القاهرة
إنشاء تسوية للمخزون لإضافة أصناف
يوجد نوعان من الأصناف التي يتم فيها إجراء تسوية المخزون:
- الأصناف غير المسلسلة: باستخدام تسوية المخزون، يمكن تحديث كمية الأصناف في المخزن في وقت معين. ولإضافة جديدة:
- اذهب إلى المخازن، الأدوات، تسوية المخزون ثم جديد.
- تعيين التاريخ.
- وبعدها تتم إضافة جديد ثم كود الصنف والكمية ثم معدل التقييم.
- تعيين فتح مؤقت في حساب الفرق.
- تعيين مركز التكلفة.
- وأخيرًا حفظ.
- الأصناف المسلسلة: وتتم من خلالها إضافة الصنف الموجود في المخزون وفق الرقم التسلسلي. ولإضافة جديدة:
- اذهب إلى المخزون، الأدوات، تسوية المخزون ثم جديد
- كذلك تحديد تاريخ دخول الصنف إلى المستودع.
- وبعدها تعيين كود الصنف والرقم التسلسلي المخصص له، وبعدها معدل التقييم.
- في حال الرغبة بإنشاء أرقام مسلسلة تلقائيًا، يتم ترك حقل الرقم التسلسلي فارغ.
- للتوليد التلقائي للرقم التسلسلي المخصص لكل صنف تتطلب تعيين سلسلة الرقم التسلسلي في مدير الأصناف.
- وكذلك للتوليد التلقائي لرقم الدفعة تحتاج تمكين مربع الاختيار ثم تأسيس دفعة جديدة تلقائيًا في مدير الأصناف.
- تعيين فتح مؤقت في حساب الفرق.
- ثم تعيين مركز التكلفة للصنف.
- وأخيرًا يتم الحفظ.
طرق مفهوم تسوية المخزون
هاك أنواع من طرق مفهوم تسوية المخزون وإليكم أهمها:
طريقة تسوية المخزون الموسمية
تتم هذه الطريقة بشكل موسمي للتأكد من كمية البضائع الموجودة في المستودعات وتجهيزها للموسم التالي. وذلك بهدف اكتشاف النقص ومعالجته بالطريقة المناسبة قبل بداية الموسم التالي. فمثلًا تقوم شركات الألبسة في فصل الشتاء من التأكد من كمية وحجم الألبسة الصيفية لديها. وفي فصل الصيف يتم التأكد من الملابس الشتوية.
طريقة التكلفة عل أساس الأنشطة
تستخدم هذه الطريقة من تسوية المخزون للتأكد من كمية وحجم البضائع الموجودة في المستودعات قبل القيام بنشاط معين مثل المشاركة في المعارض أو القيام بعمليات تخفيض الأسعار الموسمية وكذلك المشاركة بنشاطات الجمعيات الخيرية. وتكون الأفضلية في هذه الحالة حسب قيمة وحجم المبيعات والمشتريات.
اطريقة تسوية المخزون العشوائية
تتم هذه الطريقة من مفهوم تسوية المخزون Inventory Reconciliation مرة أو مرتين في السنة وأحيانًا كل أسبوع حسب القرارات الإدارية للشركة، وكذلك حسب نوع البضائع الموجودة في الشركة، وعلى سبيل المثال المواد الغذائية تتم عملية تسوية المخزون فيها أسبوعيًا في أغلب الشركات، وأكثر ما يميز هذه الطريقة أنها تتم بشكل مفاجئ وعشوائي.
اقرأ أيضًا: الأوراق المطلوبة لتقديم طلب تسوية الدين
