هل كتابة خطة عمل لمشروعي ضروريّة؟ ربّما هذا أول ما تفكّر به عند بدئك بمشروعٍ ما. إنّ خطة العمل أكثر من وثيقة. وهي دليل يساعدك على تعيين أهدافك وتحقيقها. كما أنّها أيضًا أداة إدارة تتيح تحليل النتائج واتّخاذ قرارات استراتيجيّة، وعرض كيفيّة عمل عملك ونموّه.
باختصار، إذا كنت تفكّر في بدء عمل تجاري أو تخطّط لعرض عملك على المستثمرين، فإنّ كتابة خطة عمل يمكن أن يطوّر فرصك بالنجاح. فالحصول على خطة عمل متناسبة مع مشروعك يعتبر شيِئًا ضروريًا قبل البدء بالتّنفيذ. وعليك أن تسّال نفسك ما الذي ترغب بالوصول إليه؟ وكيف يمكنك فعل ذلك؟ بالإضافة إلى أنّ إدراك الهدف الكامن وراء رغبتك في إطلاق مشروعك سيسهّل عليك تنفيذ هدفك، وترتيب الأمور التي بإمكانك فعلها على سلّم الأولويات، لكن إعداد خطة العمل وكتابتها لا تعتبر سوى البداية فقط، فيجب أن تكون مستعدَّا ذهنيَّا لتمضية أعوام عديدة في تنمية مشروعك. وفي مقالنا هذا سنشرح لك كل ما تحتاج معرفته عن كتابة خطة العمل ولماذا تُكتب.
ما هي خطة عمل المشروع
تعتبر خطة العمل الرسم البياني الذي يساعد على السير في الطريق السليم، وذلك من أجل بلوغ الهدف الرئيسيّ. فعندما يتّخذ العمل خطّةً دقيقةً، وواضحةً سيكون معدّل الخطورة قليلاً. علاوة على ذلك، تُعرَّف خطة العمل على أنّها استراتيجيّة تسعى إلى تقديم المساعدة لإيجاد حلولٍ للمشكلات. كما أنّها تعزّز مهارات الموظفين وتزيد من تركيزهم. وغالبًا لا تتّخذ خطط العمل حدودًا زمنيّةً معينةً.
لماذا تحتاج لكتابة خطة العمل لمشروع ما
هل ما زلت غير متأكد ما إذا كانت خطّة العمل تستحقّ الوقت والاستثمار؟ ألا تستطيع مباشرةً البدء بعملك وإدارته؟ يمكنك ذلك، لكنك ستُحرم من بعض المزايا الأساسيّة التي توفّرها كتابة خطّة العمل. كما أنّ وجود خطّة عمل سيساعدك بالطّرق التّالية:
ينمو عملك بشكل أسرع
تدور كتابة خطة العمل حول إنشاء أساس لعملك. فأنت لا تتنبّأ بالمستقبل، وتعمل من خلال الاستراتيجيّة الأساسيّة لعملك والتي ستساعدك على النّمو.
بالإضافة إلى ذلك، بدون خطة عمل المشروع، سيكون من الصعب تتبّع تقدّمك، وإجراء التّعديلات، والحصول على معلومات متوفّرة بسهولة للرّجوع إليها عند اتّخاذ قرارات صعبة. حيث يؤمّن إنشاء خطة عمل امتلاكك لخارطة طريق لا تحدّد فقط المكان الذي تخطّط للذهاب إليه، وأيضًا أين كنت بالفعل.
تقديم العرض والحصول على التمويل
إنّ المستثمرين ومقدّمي القروض بحاجة إلى معرفة فهمك لمسار عملك. فيجب أن تُثبت أنّ هناك حاجة قابلة للتّحقيق ومستدامة للحلّ الخاصّ بك. وأنّ لديك استراتيجيّة عمل قويّة، بالإضافة إلى أنّ عملك من الممكن أن يكون مستقرًا من الناحية الماليّة. هذا يعني أن تملك البيانات الماليّة الصحيحة، بالإضافة إلى شرح سهل الفهم لنموذج عملك المتاح للمستثمرين المحتملين. علاوة على ذلك، تساعدك كتابة خطة عملك على وضع كل هذه الأجزاء معًا وإنشاء روابط بينها وهذا ما يمكّنك من القول عن عملك أنّه متماسك.
اتخاذ قرارات استراتيجية واثقة
في معظم الأحيان إنّ أكبر القرارات التي ستّتخذها بشأن عملك قد تكون في خضم فتراتٍ متقلّبةٍ من النمو، أو التّدهور، أو حتّى الأزمات الخارجيّة. وهذا يحتاج اتّخاذ قرارات ذات أهميّة كبيرة بسرعة أكبر ممّا يجب. وبدون معلومات عن التنبّؤ والتخطيط، قد تكون هذه القرارات أقل استراتيجيّة مما يجب أن تكون عليه.
ومن خلال وجود خطة عمل مكتوبة تراجعها بانتظام، تستطيع اتّخاذ قرارات واثقة. حيث أنّه سيكون لديك كل المعلومات الضروريّة لمعرفة متى تستطيع تعيين موظّفين جدد، أو إصدار خط إنتاج جديد، أو إجراء عمليّة شراء كبيرة. في الوقت نفسه، يمكنك أيضًا التخطيط مسبقًا في حال عدم نجاح القرار كما هو متوقّع، وبالتالي تقلّل من المخاطر المتوقّعة.
كيفية كتابة خطة عمل رائعة لمشروعك بسرعة
قبل أن تبدأ بكتابة خطة عمل مشروعك، لنتحدث عن بعض القواعد التي ستجعل عمليّة تخطيط الأعمال أسهل. فالهدف هو تنفيذ خطة عملك حتّى تستطيع التركيز على بناء عملك.
- جعلها قصيرة: يجب أن تكون خطة العمل قصيرة ومختصرة. وهناك سببان لذلك، الأوّل هو أنّه عندما تريد قراءة خطة عملك، فلن يقرأ أحد خطة عمل مؤلّفة 100 صفحة، أو حتّى 40 صفحة. بالتأكيد، قد تحتاج إلى وثائق داعمة لأقسام معيّنة، ولكن يمكنك إدراج هذه العناصر في الملحق الخاص بك.
أمّا السبب الثّاني فهو أنّ خطة عملك يجب أن تكون أداة تستعملها لإدارة وتنمية عملك. وهي شيء تداوم على استخدامه، وتنقيحه بمرور الوقت. حيث تعتبر خطّة العمل الطويلة للغاية بمثابة عمل متعب لمراجعتها.
- معرفة جمهورك: يجب كتابة خطة العمل لمشروعك باستخدام لغة يستوعبها جمهورك. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تطوّر عمليّة علميّة معقّدة، لكن المستثمرون المرجّحون ليسوا علماء. فابتعد عن المصطلحات، أو الاختصارات التي لن تكون مألوفة لهم.
- اختبار فكرة عملك: العمل من خلال خطة عملك التي وضعتها، والبدء من صفحة واحدة يمكن أن يساعدك في فحص جدوى فكرة عملك قبل وقت طويل من إطلاقها. وخلال عملك في كل شيء بدءًا من علامتك التجاريّة وبيان مهمّتك، وحتّى فرصتك وتنفيذك، فإنّ أفضل ما يمكنك فعله هو الحصول على تعليقات واختبار عناصر مختلفة من عملك.
علاوة على ذلك، كلّما قمت باختبار ومراجعة عناصر خطّتك، كانت خطّتك وعملك أفضل. فهذا يمكن أن يوفّر عليك قضاء أيّام في تنمية استراتيجيّة غير مجدية.
- تحديد الأهداف والغايات: من المهم معرفة ما الذي تريد الخروج منه من عملك مقدّمًا. وهل ترغب في تحويل عمل جانبي إلى عمل بدوام كامل؟ وهل تحاول توسيع فريقك أو إطلاق موقع إضافي؟ إنّ إدراك ما تحاول تحقيقه، ووضع أسئلة مثل هذه في الاعتبار من الممكن أن يساعدك في تطوير خطّة عملك للوصول إلى هذه الأهداف.
بالإضافة إلى ذلك، عن طريق خطة العمل ستستطيع تحديد مقاييس النّجاح، وتجسيد أهدافك، وتطوير عناصر عملك لتأمين أهداف معيّنة. فأنت فقط تحتاج إلى رؤية أهدافك لتبدأ بها لتحسين التّركيز على ما هو مهم.
الخطوات الأساسية لكتابة خطة العمل لمشروع
- كتابة وصف لقضيّة العمل الأساسيّة. عن طريق طرح هذه القضيّة، وتحقيق التوازن بينها وبين حاجات الإدارة، وجودة العمل، والموظفين.
- تعيين أهداف العمل التي يجب أن تكون واقعيّة وقابلة للقياس.
- وضع الاستراتيجيّات التي تساعد في تطبيق خطة العمل، وتساهم في تحديد المعوّقات التي قد تؤثّر سلبًا على نجاح الخطّة.
- تعيين الشركاء الذين سيستفيدون من خدماتهم للشركة والمنتجات المصنّعة.
- الاطّلاع على الموارد التي سيحتاج لها صاحب المنشأة، أو المشروع لإدارة عمله بشكل سليم. تشمل هذه الموارد فريق العمل، والميزانيّة الماليّة، والدّعم الإداري.
- تقسيم المسؤوليّات لتأمين التدفّق البسيط للإنتاج.
- إعداد جدول يُعيّن موعد بدء التنفيذ الفعلي للعمل.
- دراسة مؤشّرات نجاح خطّة العمل للتحقّق من فعاليّتها ومساهمتها في إنجاح خطة العمل.
المكونات الرئيسية لكتابة خطة عمل المشروع
سواء كنت تبني خطة عمل لجمع الأموال وتنمية عملك، أو تحتاج فقط إلى معرفة ما إذا كانت فكرتك ستنجح، ويجب أن تغطي كل خطّة عمل 6 أقسام أساسيّة. وفيما يلي نظرة عامّة سريعة على كل قسم:
- ملخص تنفيذي: هو لمحة عامّة عن عملك وخططك. تأتي في المرتبة الأولى في خطتك وتكون مثاليّة من صفحة إلى صفحتين فقط. لكن معظم الناس يكتبونها أخيرًا.
- الفرصة: يُجيب هذا البند على هذه الأسئلة: ما الذي تبيعه؟ من هو السوق المستهدف والمنافسة؟ علاوة على ذلك، فصل الفرصة في خطة عملك هو المكان الذي تعيش فيه الجوهر الحقيقي لخطتك. فهو يتضمّن معلومات حول المشكلة التي تحلّها، والحل الذي تقدّمه، ومن تخطّط للبيع له، وكيف يتناسب منتجك أو خدمتك مع المنافسة الحاليّة.
- التنفيذ: في فصل التنفيذ من خطة عملك، ستجيب على السؤال: كيف ستغتنم فرصتك وتحوّلها إلى عمل تجاري؟ حيث سيغطّي هذا القسم خطّة التسويق، والمبيعات، والعمليّات، والمقاييس للنّجاح.
- الشركة وملخص الإدارة: يبحث المستثمرون عن فرقٍ رائعةٍ بالإضافة إلى أفكارٍ رائعةٍ. بالإضافة إلى ذلك، تستطيع استخدام فصل الشركة والإدارة لوصف فريقك الحالي ومن تحتاج إلى تعيينه. كما ستقدّم أيضًا نظرة عامة سريعة على الهيكل القانوني والتاريخ والموقع إذا كنت قيد التشغيل بالفعل.
- الخطة المالية: إنّ خطة عملك ليست كاملة بدون توقّعات ماليّة. حيث أنّنا سنخبرك بما يجب تضمينه في خطّتك الماليّة. لكنك بالتأكيد تريد أن تبدأ بتوقّعات المبيعات، وبيان التدفّق النّقدي، وبيان الدخل، وميزانيّتك العموميّة. وغالبًا ما يجدها روّاد الأعمال القسم الأكثر صعوبةً، لكن لا يجب أن يكون مخيفًا كما يبدو. بالإضافة إلى أنّ الخطّة الماليّة النموذجيّة ستحتوي على شهريّة مبيعات، وتوقّعات الإيرادات للأشهر الـ 12 الأولى، وبعد ذلك التوقّعات السنويّة لفترة الثّلاث إلى الخمس سنوات المتبقّية. وعادةً ما تكون التوقّعات لمدّة ثلاث سنوات كافيةً، لكن قسم من المستثمرين سيطلبون توقّعات مدّتها خمس سنوات.
- الملحق: إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر لصور المنتج أو معلومات إضافيّة، فاستخدم الملحق للحصول على هذه التفاصيل.
ما هو الهدف من كتابة خطة عمل مشروع جاهزة
تعد خطّة العمل وثيقة رئيسيّة لأي شركة، وتسعى إلى تحقيق أهداف عديدة أهمّها:
- تثبيت أسس العمل، وإدارته على المدى القصير، والمتوسط، والطويل.
- تعيين الصّعوبات، والمشكلات التي من الممكن أن يقع فيها صاحب المشروع.
- مساعدة صاحب المشروع بتقديم وصف دقيق لمنتجاته.
- تعليمه حول كيفيّة توزيع هذه المنتجات، والخدمات حسب نسبة الطلب، وحجم المنافسة.
- الوصول إلى القرار النهائي بما يتعلّق بإنشاء مشروع جديد، أو تطوير العمل الحالي، أو إيقاف فكرته عن العمل.
في الختام يمكن القول إنّ كتابة خطة العمل لمشروعك لا يجب أن تكون معقّدة. ونتمنّى أن نكون قد وضّحنا لك كيفية كتابة خطة العمل بسهولة لتحقّق النتائج التي تريدها. وليس هناك أي داعٍ للقلق فليس عليك الحصول على درجةٍ علميّةٍ في الأعمال أو المحاسبة لتضع خطّة عمل ناجحة.
