سواء كنت تستعد لإطلاق منتج جديد في عملك أو طُلب منك خطة واضحة لتنسيق مشروع طويل الأجل، من الضروري وضع خطة متكاملة تساعدك في تنظيم التفاصيل وخطوات العمل المطلوبة لإنجاز المهام في مستند واحد. خصوصًا أن إنشاء خطة عمل مكتوبة يساعدك على التفكير فيما تريد تحقيقه وتقسيم المشروع إلى مهام أصغر يسهل إنجازها. إن إعداد خطة عمل متكاملة أمر مطلوب من الموظف والمدير وصاحب العمل على حد سواء. ولكننا في هذه المقالة، سنغطي خطة عمل الموظف كونها النوع الأكثر شيوعًا لخطط العمل، حيث سنتناول الخطوات البسيطة التي يمكنك اتباعها لإنشاء خطة عمل فعالة. كما سنتكلم عن فوائد وضع هذه الخطة في المقام الأول.
ما هي خطة العمل
خطة العمل هي وثيقة مكتوبة تهدف لتبسيط المشروع. إذ أن الغرض من خطة العمل بشكل عام هو إنشاء مرجع مرئي للأهداف والمهام، وتحديد أعضاء الفريق المسؤولين عن إنجاز كل مهمة. كما يجب اطلاع كل عضو في الفريق على تقدم الخطة ووضعها الحالي.
حتى وإن كان لديك مشروع معقد، يمكنك إنشاء خطة العمل المخصصة الخاصة بك عندما تكون واضحًا بشأن استراتيجيتك وما تحتاجه لتحقيق النجاح. حيث يمكن أن يوفر إعداد خطة العمل الوقت والجهد والضياع بعد إطلاق المشروع. كما تساعدك هذه الخطة على توصيل المهام لأعضاء الفريق وتحديد الأهداف ورسم الجداول الزمنية لكل مهمة.
متطلبات خطة العمل
إن العمل بعناية منذ البداية قبل البدء في أي مشروع سيساعدك في تحديد مسؤوليات أعضاء الفريق، ويقلل من فرص تجاوز ميزانيتك، ويزيد من احتمالية تحقيق هدفك خلال الفترة الزمنية المخصصة لك. وبشكل عام، يمكن القول إن متطلبات وضع أي خطة عمل هي:
- تحديد الأهداف والغايات.
- توزيع مسؤوليات الفريق.
- تحديد الجداول الزمنية للمشروع.
- وضع الميزانية.
خطة عمل الموظف
عادةً ما يستخدم الموظف خطة العمل كأداة لتنفيذ المشروع بطريقة فعالة، خصوصًا مع وضع إرشادات وخطوات عمل لإنجاز كل خطوة من المشروع. ويمكن أن تشمل هذه الخطة:
- الهدف من المشروع.
- الميزانية المتوقعة.
- المواد المطلوبة للمشروع.
- الجدول الزمني المقدر للانتهاء.
على سبيل المثال، قد يقوم فريق التسويق بإنشاء خطة عمل لحملة إعلانية جديدة. وقد تتضمن أهدافهم زيادة المبيعات بنسبة 25% وتحقيق وصول أكبر لموقع الويب الخاص بالشركة بنسبة 15%. تُستخدم حينها الخطة لسرد أدوار كل عضو في الفريق، مثل كتابة الإعلان والاتصال بشركاء التوزيع وتعيين تواريخ الاستحقاق لكل منهم.
كيف تصنع خطة عمل
بإمكانك صنع خطة عمل محترفة إن اتبعت هذه الخطوات البسيطة التي سندخل بتفاصيلها معًا:
- تحديد الأهداف والغايات: تتمثل الخطوة الأولى لإنشاء خطة عمل في تحديد أهداف وغايات واضحة. ويجب أن تركز أهدافك على الصورة الكبيرة، ويجب أن تكون الأهداف محددة وملموسة. على سبيل المثال، إذا كنت بصدد إطلاق منتج جديد، فقد يكون الهدف هو جذب 50000 شخص إلى موقع الويب خلال الاثني عشر شهرًا القادمة. لذا بعد تحديد الهدف، نعلم أن تحقيقه سيتضمن إطلاق حملة جديدة على وسائل التواصل الاجتماعي مثلًا.
- إنشاء مسؤوليات الفريق: وبمجرد تحديد الأهداف، عليك تعيين أعضاء الفريق المناسبين لتحقيقها. إذا عينت فريق لتحقيق أهداف فردية، عليك أيضًا تعيين قائد لإبقاء الفريق على المسار الصحيح. أما في حال المشروع الكبير والمعقد الذي يضم عدة فرق، ينبغي حينها توضيح مستويات التسلسل الهرمي. هنا، يمكن لمدير المشروع الإشراف على العديد من قادة الفريق، والاجتماع مع هؤلاء الأفراد فقط والتركيز على التقدم العام للحفاظ على تشغيل المشروع وفقًا للجدول الزمني.
- تعيين الجداول الزمنية للمشروع: تعد الجداول الزمنية ضرورية لإبقاء أعضاء الفريق على المسار الصحيح لإنجاز المهمة. إن كان لديك مقدار محدد من الوقت لتحقيق هدفك، وتشعر أن الخطة غير مناسبة، فيمكنك حينها تغيير الإستراتيجية واستخدام نهج أكثر فاعلية.
- إنشاء ميزانية: يجب أن نحدد الموازنة في نهاية عملية إنشاء خطة العمل. ويجب أن تقسم الميزانية التكاليف مع وصول الفرق المختلفة لمهام محددة، كي تتمكن من مراجعة نفقاتك وتحديد ما إذا كان الفريق يعمل على الميزانية. إن لم يكن الفريق يعمل ضمن الميزانية، عليك إعادة تخصيص الموارد من مناطق أخرى أو تحديد ما إذا كان يمكن زيادة الموارد المالية. وتضمن خطة العمل التفصيلية سهولة رؤية المهام التي تحتاج إلى مزيد من الأموال أو أين قد تكمن مشاكل الإنفاق.
مبدأ SMART لإنشاء خطة العمل
ضع في اعتبارك استخدام المبادئ التوجيهية لأهداف SMART لإنشاء خطة العمل الخاصة بك. مع العلم يشير كل حرف في الكلمة إلى مبدأ معين، وفق التالي:
- محددة (Specific): يجب أن تكون أهدافك وغاياتك وخطوات عملك واضحة ومحددة.
- قابلة للقياس (Measurable): نعني بذلك أن تكون نسبة الإنجاز قابلة للقياس لكل خطوة وعند أي مرحلة زمنية.
- يمكن تحقيقها (Achievable): يجب أن تكون أهدافك وغاياتك شيئًا يمكن لفريقك تحقيقه بشكل واقعي ضمن الإطار الزمني المحدد.
- ذات صلة (Realistic): يتضمن ذلك اختيار خطة ذات أهداف قصيرة الأمد متماشية مع قيمك وأهدافك على المدى البعيد.
- مستند إلى الوقت (Timely): يجب أن يكون لخطتك تاريخ انتهاء واقعي يسمح لك بتحديد أولوياتك بدقة.
فوائد خطة العمل
تُحقق خطة العمل فوائدًا كبيرة لأصحاب المشروعات والمنشآت، لذا لا ننصح البدء بأي مشروع بلا خطة ومن هذه الفوائد:
- تحقيق استراتيجيّة العمل: يكمن دور خطة العمل الصحيحة في المحافظة على تحقيق الأهداف بعيدة المدى الخاصة بالشركة، وذلك من خلال تقليل الأثر السلبي للروتين اليومي، والمساهمة في إنجاز الأهداف الأساسية للعمل.
- الوصول لأهداف عمل محددة: تساعد خطة العمل في تحقيق أهداف قابلة القياس، ويشمل هذا إطلاق منتجات وخدمات جديدة أو حتى زيادة حجم المبيعات.
- تحقيق توقعات منطقية: إن استخدام خطة عمل صحيحة يساعد الشركة في تحسين توقعات تكاليف البيع، ومدة العمليات المختلفة، والدخول إلى سوق جديد وغيرها.
- البقاء على المسار الصحيح: تساعد خطة العمل في متابعة التواريخ المرتبطة بالأعمال الصغيرة واليومية.
في النهاية، عليك معرفة إن خطة العمل المثالية لا تبقى مجرد حبر على ورق في أدراج مكتبك، بل عليك الأخذ بعين الاعتبار إمكانية تطبيق الخطة والوصول إلى الهدف المتوقع على أرض الواقع.
