ما هي الخريطة التنظيمية ؟ وما هي أنواعها ؟ وما الفائدة منها؟
في الواقع يحتاج أيّ مشروع خاص، أو عام، أو أيّ مؤسسة كانت إلى عدّة أدوات تسهّل عمليّة التّنظيم. ومن أهمّ هذه الأدوات هي الخريطة التنظيمية والتي تيّسر على المدير معرفة العلاقة بين كل أعضاء الكيان. وذلك من خلال توضيح، وإبراز الصورة العامّة للهيكل التنظيميّ للإدارة داخل أيّ مؤسسة بكل أجزاؤها، وإداراتها العامّة والفرعيّة. ولكن يتباين الأمر بحسب حجم هذه المؤسسة، والعديد من العوامل الأخرى التي تتعلّق أوّلًا بنوعيّة المشروع، ثم بعدد الموجودين فيه، والعلاقة التي تربطهم مع بعضهم البعض. ونتيجة لذلك، هناك عدد كبير من الخرائط التنظيميّة وكل منها له استعمالاته الخاصّة به، والتي تقضي احتياجات محدّدة، ولمؤسسة محدّدة. وفي مقالنا هذا سنقرب فكرة الخريطة التنظيمية إلى أذهانكم بشكل أفضل لذا تابعونا لتتعرفوا على أنواعها، وعدّة معلومات أخرى عنها.
ما هي الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية هي مخطّط أو نسخة لهيكل المنظّمة، يساعد على توضيح الإدارات التي تتألف منها المنظّمة والوظائف المتاحة في هذه الإدارات، وما هي اتّجاهات السلطة، والمسؤولية التي تحدّد عمليّة الوصل بين أجزاء المنظّمة. بالإضافة إلى ذلك، هي مصدر جوهريّ ورئيسيّ للمعلومات التي تُعطى للمنظّمة، ويمكن العودة إليها وقت الحاجة.
علاوة على ذلك، يمكن تعريف الخريطة التنظيمية بأنّها عرض بيانيّ للوضع الهرميّ للموظف بالنسبة للأشخاص الآخرين داخل المؤسسة التي يعمل بها. ومن الجدير بالذكر، أنّها تستخدم رموزًا بسيطة، مثل: الخطوط، والدوائر، والمربعات لوصل المسميّات الوظيفيّة المتعدّدة المتعلّقة ببعضها البعض.
أهمية الخريطة التنظيمية
هناك العديد من الأمور التي بإمكان الشركة أو المؤسّسة الاستفادة منها من خلال الخريطة التنظيمية، نذكر أهمّها:
- السّماح للموظفين بفهم طريقة تناسب طبيعة عملهم بشكل أفضل مع المخطط العام للمؤسّسة.
- توضيح مسؤوليات العمل، وعلاقات التقارير.
- تطوير مسارات الاتّصال بين العمال والمدراء.
- التّرخيص للقيادة بإدارة النمو، أو التغيير الحاصل في الشركة بشكل أكثر تأثير.
- تكوين دليل مرئي للموظف.
- تقديم أنواع متنوّعة من المعلومات. على سبيل المثال: هياكل الكيانات التجاريّة، وتسلسلات البيانات الهرميّة.
أشكال الخريطة التنظيمية
لا بد من وجود عدّة أنواع للخريطة التنظيمية، وذلك لتغطية كل هيئات المؤسّسات سواء كانت حكوميّة أو خاصّة. ومن أهمّ أنواع الخريطة التنظيمية هي:
- الخريطة التقليدية: هي الخرائط المستخدمة في الإدارات الحكوميّة، ومنظّمات الأعمال الخاصّة. وفي رأس هذه الخريطة يوجد كبار الموظّفين الذين يمتلكون السلطة في إعطاء الأوامر، يليهم الموظّفين في الإدارة الوسطى، ثم الموظّفين التنفيذيين.
- الخريطة التنظيمية الرأسية: هي الشكل الأكثر انتشارًا من أشكال الخرائط التنظيمية. حيث تمثل التّسلسل في المراتب والسلطة ضمن المؤسّسة في شكلها الطبيعيّ. بالإضافة إلى ذلك، يتميّز هذا الشكل من الخرائط بقمة ضيّقة وقاعدة عريضة، وتعرض فيه الوظائف الرئيسيّة في القمة.
- الخريطة التنظيمية الأفقية: هذا الشكل من الخريطة التنظيمية ليس شائعًا. حيث تأخذ تلك الخريطة شكلًا أفقيًّا يتجه من اليمين إلى اليسار، وتبدأ المراتب العليا فيها من غاية اليمين، ثم تقل عند التّوجه لليسار.
- الخريطة الدائرية: في هذا النوع يكون موضع رئيس المنظّمة في مركز الدائرة، وتكون السلطة من الداخل للخارج والمسؤوليّة بعكسها من الخارج للداخل.
- خريطة المهام: توضح هذه الخريطة التنظيمية المهام والوظائف الأساسيّة للمنظّمة، والوحدات الإدارية التي تتكون منها، فيذكر الاختصاصات المحدّدة للدائرة في كل مستطيل تحت الدائرة.
- خريطة الأفراد: يعرض هذا النوع الوظائف المعتمدة ومراتبها والوظائف الشاغرة بها. حيث تقدّم معلومات موجزة عن هذه الوظائف وتفيد المدير بمعرفة الشاغرة منها.
- خريطة المصفوفة: تبين هذه الخريطة شكل التنظيم لبعض المنظّمات الفنيّة المتخصصة. حيث يساهم في تخطيط وتنفيذ البرنامج فنيّين ومتخصّصين في مجالات متنوّعة.
- الخريطة الفرعية: هي التي توضح تفاصيل الوحدة الإداريّة من الوحدات الأساسيّة التي تتكون منها المنظّمة. وبمعنى آخر التّوضيح بشكل تفصيليّ الأقسام التي تتكوّن منها الإدارات.
مزايا الخريطة التنظيمية
تستعمل الخريطة التنظيمية بشكل واسع من قبل الشركات المتوسطة والكبيرة، بالإضافة إلى عدد من الشركات الصغيرة المتضمّنة عمليّات متنوّعة وقوى عاملة كبيرة، ومن ضمن مزايا الخريطة التنظيمية الآتي:
- تعتبر ضروريّة جدًّا عندما تصبح المنظّمة كبيرة للغاية، حيث لا يتمكن أي فرد من إدارتها.
- تعدّ أدوات بإمكانها تخصيص مسؤوليات العمل بشكل هادف. بالإضافة إلى ذلك، تحديد علاقات إعداد التقارير.
- من الممكن الاستفادة منها بشكل خاصّ كأداة ملاحيّة عندما تُطور الشّركات الصّغيرة عمليّاتها .
- مراقبة المشكلات التقنيّة التي لم تُحلّ بواسطة مجموعة الدّعم التقنيّ عبر الهاتف الأساسيّ.
- لها فوائد ذات صلة بالتخصّص التنظيميّ. على سبيل المثال: السرعة التشغيليّة، والوضوح التشغيليّ. حيث يبيّن فرز القوى العاملة حسب الوظيفة المسؤوليّة التنظيميّة، وتوزيع المهام.
- التخلّص من ازدواجية المهام التي تضيع الوقت، والجهد. علاوة على ذلك، تجعل من السّهل على الإدارة إعطاء العمل إلى الموظفين المناسبين.
عيوب الخرائط التنظيمية
على الرغم من امتلاك الخريطة التنظيمية العديد من المزايا، إلا أنّها لا تخلو من بعض العيوب التي سنذكر منها التّالي:
- انعدام التنسيق: حيث أنّه لن تقتضي مهام كل مجموعة مدخلات من مجموعات وظيفيّة أخرى. بالإضافة إلى ذلك، وعند تصاعد سيطرة التّواصل داخل المنظمات سيصبح أداء المجموعات المعزولة ضعيف، أو قد يواجه الفشل بسبب عدم التّنسيق .
- الفرز العنصري: والذي ينوّه إلى وجود أجزاء يسكنها موظفون مختصّون في مجالات عمل معيّنة. نتيجة لذلك، تصبح الفِرق معزولة.
- إضعاف الروابط العامة: لأنّ وجود هدف تنظيميّ مشترك سيحسن معنويات الموظّفين، ولكن عند انعزال كل مجموعة من المختّصين في منظمة وظيفيّة معيّنة، ستضعف الرّابطة المشتركة التي تؤكد على هدف تنظيميّ شامل واحد.
- الخلافات الإقليمية: قد تتسبب النزاعات الإقليميّة بحدوث خلافات تخصّ الأهداف، أو التنافس في الميزانيّة، أو أي من المشاكل التي تنشأ من عراك الغرور الذي يحدث عندما يكون لكل قسم هيكل وظيفيّ مستقلّ خاصّ به.
في الختام يمكن القول إنّ عملية التنظيم تتعلّق بجزء من الأعمال الإداريّة مع التخطيط وغيرها. حيث أنّها تتّصل بعدّة نواحي مع إدارة المؤسسة وتسييرها. ومن الجدير بالذكر، أنّه هناك علاقة وثيقة بين التّنظيم و الاتّصال وحركة المعلومات فيها، الأمر الذي يجعل التّنظيم في المؤسسة والهيكل التنظيميّ ذا أهمية كبيرة. ليس فقط فيما يخصّ المسؤوليات، وإنما أيضًا لارتباطه بالهيكل التخطيطيّ للمؤسسة.
