في حين أن الاتجاه نحو العمل الجماعي الافتراضي كان ينمو بالفعل في السنوات التي سبقت عام 2023، فإن انتشار فايروس كورونا سرع العملية وأصبحت البيئة الافتراضية حقيقةً جديدةً للعديد من الأشخاص الذين عملوا سابقًا في فريق عمل مشترك، لما كان له من أثر على العديد من الخدمات والوظائف في حياتنا اليومية، حيث واجهت العديد من الشركات التحدي المتمثل بالاستمرار في الإنتاج والعمل من أماكن بعيدة، وبالتالي فمع انتقال الفرق إلى العمل عن بُعد، يمكن أن تتغير أساليب الإدارة للتكيف، لذا فالسؤال هنا كيف تكون ناجحا في إدارة فريق افتراضي؟ بالرغم من وجود العديد من التحديات التي تتضمن عدم القدرة على فهم مشاعر أفراد الفريق والتفاعل معهم بشكل جيد، وصعوبة حل النزاعات بينهم، هذا وبالإضافة إلى صعوبة تنمية الثقة.
ما هو الفريق الافتراضي
قبل الإجابة على سؤال كيف تكون ناجحًا في إدارة فريق افتراضي؟
يجب أن نوضح ما هو الفريق الافتراضي. إذ يعد تعريف الفريق الافتراضي جديدًا نسبيًا على إدارة المشاريع.
الفريق الافتراضي (المعروف أيضًا باسم “مجموعة العمل الافتراضية”) هو مجموعة من الأشخاص الذين يشاركون في مشاريع مشتركة من خلال بذل جهود تعاونية لتحقيق الأهداف والغايات المشتركة. يقوم هؤلاء الأشخاص بأداء المهام والوظائف في بيئة عمل افتراضية تم إنشاؤها وصيانتها من خلال تقنيات تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات.
ويشير غالبًا إلى فرق العمل عن بُعد أو مجموعات الأشخاص الذين يستخدمون تقنيات الاتصالات، وإنترنت الأشياء أو عبر الهاتف المحمول وسكايب، لمشاركة المعلومات والتعاون. وتعد إدارة الفريق الافتراضي هي الأساس لإدارة العمل الجماعي القائم على الاتصال عن بعد، حيث أن مدير الفريق الافتراضي هو الشخص الذي ينسق ويشرف على الفريق.
كيف تكون ناجحا في إدارة فريق افتراضي
فيما يلي بعض النصائح لكي تصبح أفضل في إدارة فريقك عن بُعد افتراضيًا.
- تواصل مع الفريق بشكل متكرر: يمكن للعزلة أن تجعل أي موظف يشعر بانتماء أقل للشركة أو المنظمة التي يعمل بها، ومن الممكن أن تؤدي حتى إلى استقالات. لذا يُنصح بأخذ بعض الوقت كل يوم للتواصل.
- أنشئ طقوس للمشاركة: تصبح الإدارة الافتراضية أكثر كفاءةً عندما يضع المدراء توقعات لطريقة الاتصال المثالية. فيمكن للفريق استخدام مؤتمرات الفيديو أو المؤتمرات عن بعد للاجتماعات اليومية والاتصالات العاجلة. وتعد خدمات الدردشة أفضل للاتصالات التي لا تتطلب اهتمامًا فوريًا. كما يمكن لفريقك استخدام تطبيقات مختلفة لتواصل الأعمال والشركات مثل Trello وSlack المستخدمة لتتبع تقدم المهمة.
- يجب أن تتمتع إدارتك بملامح قيادية: يحتاج فريقك إلى مزيد من الدعم العاطفي أثناء العمل عن بعد. فمن الضروري الاستماع إلى مخاوف الموظفين والتعاطف مع كفاحهم، ويجب أن يشعر أعضاء الفريق أنه يمكنهم التشاور معك، ويجب أن يشعروا عاطفيًا أن مخاوفهم وأسئلتهم مسموعة بوضوح.
- احصل على بعض ساعات العمل المشتركة لفريقك: يوصى بأن يكون معظم أعضاء الفريق متصلين بالإنترنت لمدة أربع ساعات على الأقل في اليوم. سيساعدك هذا على إدارة اتصالات فريقك لتقليل التبعيات لبعضكم البعض. كما أنه سيقرب فريقك من بعضه البعض دون الشعور بالعزلة طوال ساعات العمل.
- كن منظما ومرنا: لا ينبغي أن تكون ساعات العمل مشكلةً طالما أن الفريق ينجز العمل ضمن معايير الجودة المطلوبة.
- تأكد من إجراء محادثات صغيرة متكررة: الانخراط في محادثة قصيرة مع أعضاء فريقك مهارة عمل أساسية، فهذا يسمح بالتواصل بطريقة ودية. لذا تحدث مع أعضاء فريقك كأنك تتحدث إلى صديق قديم. فلا يوجد شيء يجعل الشخص أكثر إثارة للاهتمام من الاهتمام.
- احتفل بالنجاح: يساعد الاحتفال أعضاء الفريق على التواصل الاجتماعي والتعرف على بعضهم البعض، والحفاظ على الشعور بالاتصال الجماعي والهدف المشترك، ويحفز أعضاء الفريق على المشاركة في اجتماعات غير إلزامية، ويمنح الفريق نشاطًا من خلال إضافة شعور بالمرح إلى الاجتماعات.
مزايا الفرق الافتراضية
أجبرت العديد من الشركات على بدء العمل عن بعد بسبب انتشار فايروس كورونا، والسبب وجيه طبعًا، حيث يسمح للموظفين بممارسة العزلة الاجتماعية للحفاظ على سلامتهم وتجنب نقل الفيروس إلى أي شخص آخر، لكن زيادة السلامة الشخصية ليست الفائدة الوحيدة من وجود فريق افتراضي، فيمكن للفرق الافتراضية مساعدة شركتك بعدة طرق مختلفة، سنستعرض أهم مزايا الفرق الافتراضية لمساعدتك على فهم سبب كونها حلاً مثاليًا لأي شركة في أي وقت.
- إنها أكثر فعالية من حيث التكلفة: لن تضطر إلى الإنفاق على تكاليف مثل إيجار المكتب وصيانته، المعدات المكتبية، مثل: أجهزة الكمبيوتر والخوادم والمكاتب، المرافق والكهرباء والمياه، النقل للموظفين، نظرًا لأن معظم الموظفين الافتراضيين أو عن بعد يعملون من مكاتبهم المنزلية، فهم مسؤولون عن معظم هذه التكاليف، مما سيحقق الكثير من التوفير في التكاليف.
- تجمع المواهب العالمي: أحد أفضل الأشياء في الفرق الافتراضية هو أنك لست مقيدًا بالموقع عندما يتعلق الأمر بالموهبة، نظرًا لأن فريقك ليس مضطرًا للعمل في نفس المكتب، فلا داعي لأن يكون مقره في نفس الموقع، فيمكنك توظيف أي شخص من أي مكان في العالم لتشكيل فريقك العالمي الافتراضي، وبالتالي يمكنك الحصول على مواهب عالية الجودة مقابل أجر أقل بكثير.
- التوسع بسهولة: توسيع نطاق العمل من خلال تعيين المزيد من الموظفين في الحالة الطبيعية يحتاج للكثير من الشروط. فسوف تحتاج إلى مساحة مكتبية أكبر، وسيتعين عليك وضع المزيد من المكاتب والكراسي. كما ستحتاج إلى توفير المزيد من اللوازم المكتبية. أما إذا قمت بتعيين موظفين افتراضيين، فلن تواجه هذه المشاكل نهائيا. ولن تضطر إلى إنفاق أي أموال إضافية على توفير هذه الأشياء لهم.
- العمل على مدار 24 ساعة: نظرًا لأن الموظفين الافتراضيين ليسوا مقيدين بالموقع، يمكنك توظيفهم في جميع أنحاء العالم. وهذا يعني أنه يمكنك تعيين موظفين افتراضيين عبر مناطق زمنية مختلفة. مما يضمن أن تعمل شركتك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
التحديات التي تواجه الفرق الافتراضية
تواجه المؤسسات التي يعمل بها موظفون عن بعد العديد من التحديات المشتركة. وهذه هي التحديات الأكثر شيوعًا لإدارة فريق افتراضي:
- ضعف الاتصال: تساعد العديد من الأدوات الرقمية الفرق البعيدة بالبقاء على اتصال. ولكن قد تفتقر هذه الأدوات إلى تخصيص التفاعل وجهًا لوجه. حيث يفتقر الاتصال المستند إلى النص، مثل: البريد الإلكتروني والرسائل النصية، إلى لغة الجسد والنبرة والإشارات غير اللفظية الدقيقة الأخرى التي يتلقاها العمال من المحادثة الشخصية. مما يزيد من احتمالية سوء التفسير.
- قضايا التفويض: يؤدي فشل الاتصال إلى إرباك مسؤوليات الموظفين. لذا يجب على القادة تفويض المهام، مع توخي الحذر لتجنب سوء التفسير والاستدلال. وعملية التفويض ستؤدي إلى الارتباك بشأن من يفعل المهام ومتى، وبالتالي هذا يخلق الازعاج وربما يهدد وحدة الفريق. كما يجب على القادة أيضًا معرفة متى يجب اتباع نهج عدم التدخل والثقة في موظفيهم. ويجب أن يوازنوا بين الحاجة إلى تحديد توقعات واضحة والثقة في أنه سيتم الوفاء بها.
- اختلافات أخلاقيات العمل: بعض الأشخاص يعملون بجد في بيئات مكتبية حيث يكونون محاطين بالآخرين. لكن ربما يتقاعسون في بيئة العمل الافتراضي. كما أنه إذا أدرك بعض الموظفون أن زملاء العمل لا يبذلون نفس القدر من الجهد الذي بذلوه. فقد يتسبب ذلك في عدم الثقة وتعطيل الفريق وإخراج المشاريع عن مسارها. لذا يجب أن يظل قادة الفريق يقظين في تقييم عمل أعضاء الفريق وتقديم ملاحظات مستمرة لمعالجة المشكلات.
- عدم وجود اتصال شخصي: قد يؤدي نقص الاتصال وجهًا لوجه إلى انخفاض تماسك الفريق وعدم وجود علاقة بين أعضاء الفريق.
في الختام، بعد أن أجبنا على تساؤلك عن كيف تكون ناجحا في إدارة فريق افتراضي؟ أود القول إن إدارة فريق افتراضي عن بعد تختلف عن إدارة فريق في بيئة فعلية. على الرغم من ذلك، فإن احتياجات الموظفين هي نفسها. ولتكون ناجحًا في إدارة فريق افتراضي، ما يمكنك فعله هو بناء علاقة قوية بين أعضاء فريقك. أظهر أنك تهتم بالعمل الشاق الذي يقومون به.
