يعمل أصحاب الأعمال الناجحون والمستثمرون على تطوير أعمالهم وتعزيز نموها عن طريق التخطيط لكل مرحلة من العمل. حيث تهتم عملية التخطيط بتحديد أهداف العمل وتحديد الموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. كما يجب على أصحاب الأعمال عمومًا معرفة أفضل أنواع التخطيط في عالم الأعمال لدفع أعمالهم قدمًا والتغلب على منافسيهم.
كما تسمح الخطط المتنوعة في عالم الأعمال باستخدام إدارة الوقت بكفاءة عالية لتحقيق الأهداف. أي أن التخطيط الجيد يجب أن يحقق ثلاثة أمور أساسية تتضمن التركيز على تحديد الأهداف، حيث أن التشتت في الأنشطة المتنوعة لن يحقق النجاح المطلوب. كما لا بد من الاستفادة من الكفاءات التنظيمية ومواكبة متطلبات السوق. بالإضافة إلى تنسيق العمل، حيث لا بد من تحقيق أعلى درجة من التنسيق بين أقسام العمل بحيث تستطيع تحقيق الاستمرارية دون تأخيرات لقسم معين تؤدي لفشل عمل القسم التالي له. وأخيرًا المراقبة، حيث تتطلب عملية التحكم بمخرجات العمل، عرض النتائج التشغيلية الفعلية دوريًا. ومن خلال عملية مراقبة المخرجات يمكن توجيه الجهود وتركيزها بشكل أفضل نحو تحقيق الهدف.
أهمية التخطيط في عالم الأعمال
يعد التخطيط من أهم المراحل التي يجب الاهتمام بها جيّدًا في عالم الأعمال، لا سيما أنه يتعلق بإدارة الموارد وتنظيم الأولويات. كما أن التخطيط الجيد يرتبط بالقيادة الجيدة والتي ترتبط بدورها بالحصول على إنتاجية عالية.
كذلك فإن الشركة التي تضع خططًا مدروسةً لمتابعة أعمالها، تحظى بنسب نجاح عالية، ويكون قادتها على قدر عالٍ من المسؤولية تجاه الاستعدادات المستقبلية لتطوير العمل ورفع الأداء. إضافةً إلى ذلك، فإن التخطيط الجيد لعمل الشركات يوجه جهود الإدارة والموظفين معًا نحو أهداف مشتركة. حيث أنه عندما يعمل الجميع جنبًا إلى جنب، يكون من السهل إدارة الوقت والموارد المتوفرة لتهيئة الشركة للنمو والازدهار.
خطوات عملية التخطيط في عالم الأعمال
تشتمل عملية التخطيط للعمل الناجح على الخطوات الآتية:
- وضع خطة العمل: وتتضمن كتابة التفاصيل المهمة والتركيز على نقاط القوة، وتحديد الكادر الذي سيؤدي بالمهمة، وكيفية دعمه، وتشجيعه، وتوصيل رؤية العمل النهائية له.
- تحديد الهدف: يجب على صاحب العمل أن يتخيل حجم عمله بعد عدة سنوات. حيث يجب عليه تحديد أهداف طويلة المدى ومحددة بدقة. كما يجب أن يترافق تحديد الأهداف مع رؤية تجارب الآخرين للاستفادة منها. ومن الضروري مراجعة هذه الأهداف دوريًا بعد مضي زمن معين لتحديد مقدار التقدم.
- التنفيذ: لا بد من متابعة الأرقام وتحليلها للمساعدة في تحسين إدارة العمل وإصلاح أماكن الخلل. بحيث يكون صاحب العمل قادرًا على إجراء تغييرات وتطوير الخطة أو تعديلها عند اللزوم.
أفضل أنواع التخطيط في عالم الأعمال
لا يقتصر التخطيط في عالم الأعمال على نوع واحد من الخطط، بل إنّ هناك العديد من أنواع التخطيط التي من شأنها تطوير العمل على المدى القصير والطويل. نذكر من هذه الأنواع فيما يلي:
التخطيط التشغيلي في عالم الأعمال
تتعلق الخطط التشغيلية بمعرفة كيفية حدوث الأشياء، ومن ثم وضع المبادئ التوجيهية لكيفية إنجاز المهمة. علاوة على ذلك، يعطي هذا النوع من التخطيط وصفًا يوميًا لأعمال الشركة وتشغيلها، لذا غالبًا ما توصف الخطط التشغيلية بأنها خطط للاستخدام الفردي أو خطط جارية. حيث تنشأ خطط فردية للأحداث والأنشطة ذات التكرار الواحد (مثل حملة تسويقية واحدة). كما يتضمن هذا النوع من التخطيط سياسات للتعامل مع المشكلات، وتحديد الإجراءات المرافقة لكل خطوة على حدى حتى تحقيق الهدف النهائي.
التخطيط الإستراتيجي في عالم الأعمال
تدور الخطط الإستراتيجية حول سبب حدوث الأشياء، وبالتالي هي تعكس الصورة الكبيرة للعمل على المدى الطويل. ويجب الأخذ بالاعتبار أن تنمية العمل تعني المزيد من اتخاذ القرارات المتعلقة بطريقة توسيع العمليات. أي أن الخطط الإستراتيجية على عكس خطط العمل العادية المرحلية، تُعنى بتحقيق الأهداف طويلة المدى بشكل نموذجي من خلال اتباع استراتيجيات محددة ومدروسة.
علاوة على ذلك، فإن التخطيط الاستراتيجي يتطلب أن يسأل صاحب العمل نفسه الأسئلة الآتية:
- أين أصبح العمل الآن؟ وتتضمن الإجابة على هذا السؤال فهم طريقة الربح والمقارنة مع المنافسين. كما يفضل الاحتفاظ بهذه المراجعة دوريًا لمقارنة التطورات مع الزمن.
- إلى أين تريد أن تذهب بعملك؟ يتضمن هذا السؤال في طياته تحديد الأهداف ذات المستوى الأعلى. بحيث يجب وضع الرؤية وتقنيات تنفيذ الهدف، لتحديد المرحلة التي سيصل إليها العمل بعد فترة زمنية محددة (10 سنوات أو 15 سنةً مثلًا). كما يجب تحديد الميزة التنافسية للعمل عن نظرائه من الأعمال الأخرى للمنافسين.
- ما الذي يتوجب فعله للوصول للغاية النهائية؟ أي ما هي التغييرات اللازمة في هيكلية وتمويل العمل وما هي المواعيد النهائية لإجرائها. كذلك يجب على صاحب العمل التفكير في العمل ككل واحتمالات التنويع والنمو الحالي وخطط الاستحواذ بالإضافة للأمور الوظيفية.
التخطيط التكتيكي في عالم الأعمال
تدور الخطط التكتيكية حول ما سيحدث، أي أنها تعنى بالخطط المركزة على المدى القصير حيث ينفذ العمل الفعلي. وتعد الخطط التكتيكية داعمةً ومساعدةً للخطط الإستراتيجية.
أي يمكن القول إن التخطيط التكتيكي يتضمن تقسيم الخطة الإستراتيجية إلى خطط مميزة قصيرة المدى. فمثلًا، قد تمتد الخطة الإستراتيجية لفترة تزيد عن ثلاث سنوات، فيما تمتد الخطة التكتيكية من الوقت الحالي حتى نهاية العام الثالث، بحيث تتوفر إمكانية السماح لتأخيرات غير مخطط لها من خلال الخطة التكتيكية.
كما تعتمد الخطة التكتيكية على العديد من المتغيرات، أهمها الوقت والموارد المتوفرة. ومن الجدير ذكره أن الخطط التكتيكية تساعد على نجاح العمل الحالي الذي يعد جزءًا من تحقيق النجاح الكلي الذي تستهدفه الخطة الإستراتيجية.
التخطيط في حالات الطوارئ في عالم الأعمال
توضع خطط الطوارئ عند حدوث أمور غير متوقعة، أو عندما يتطلب العمل تغييرًا عاجلًا. ويمكن اعتبارها نوعًا خاصًا من التخطيط. وبالرغم من أنه يجب على مديري العمل توقع حدوث التغييرات المختلفة عند الانخراط في نوع من أنواع التخطيط الأساسية التي ذكرناها آنفًا، إلا أن التخطيط لحالات الطوارئ غير المتوقعة يعد مهمًا جدًا لا سيما في عالم معقد كعالم الأعمال.
كما تتطلب خطة الطوارئ تحديد المخاطر المحتملة ومفاضلتها حسب الأهمية ومن ثم تطوير الخطة المناسبة لكل نوع محتمل من المخاطر لضمان استمرار العمل وفق الرؤية الموضوعة. ومن الجدير ذكره، أن الأمر لا يتوقف عند وضع خطة الطوارئ فقط، بل لا بد من تطويرها عن طريق تحديد المسؤوليات ووصف الأدوار في وقت الأزمات.
ختامًا، يجب أن يعي أصحاب الأعمال أن التخطيط الجيد هو مفتاح نجاح أعمالهم. كما يجب عليهم إدراك أفضل أنواع التخطيط في عالم الأعمال واستخدام كل نوع منها في سياقه الصحيح بهدف الوصول بالعمل لتحقيق غايته النهائية.
