يتشابه موقع ومزايا وعيوب الخرائط التنظيمية في الشركات بموقع الهياكل العظمية في جسم الإنسان فبدون الهيكل العظمي في جسم الإنسان ستتداخل العضلات وتتداخل الأعصاب وتبدأ الأوامر من الدماغ لتذهب إلى أعضاء مختلفة فتصبح عمليات الإنسان كلها غير متكاملة. فلا يوجد إنسان من دون هيكل عظمي، كذلك الأمر لا يوجد شركة صحيحة من غير هيكل تنظيمي ينظم الأنشطة في الشركات وينظم العمليات والعلاقات ما بين الأقسام وما بين الموظفين أنفسهم، هذا بالنسبة للخريطة التنظيمية الاعتيادية. لكن الهيكل التنظيمي الصحيح يخدم استراتيجية الشركة على المدى البعيد، ويخدم النظام والمنهجية التي تتطلع إليها الإدارة في المستقبل فمن الأهمية بمكان ما أن تُعنى الإدارات ببناء هياكل تنظيمية صحيحة قبل انطلاق الشركة.
شاهد أيضًا: الخريطة التنظيمية لشركة أرامكو.
محتوى المقالة
لمحة عن الخرائط التنظيمية
توضح الخريطة التنظيمية الهيكل الداخلي للمنظمة أو الشركة. حيث يتمثل كافة الموظفين والمناصب بواسطة مربعات أو أشكال أخرى، بما في ذلك أحيانًا الصور ومعلومات الاتصال والبريد الإلكتروني وروابط الصفحات والأيقونات والرسوم التوضيحية. فتُربط الخطوط المستقيمة أو المقوسة المستويات معًا من خلال برنامج المخطط التنظيمي الخاص. مما يؤدي بذلك إلى إنشاء تصوير مرئي واضح للتسلسل الهرمي ورتب مختلف الأشخاص والوظائف والأقسام التي تتكون منها المنظمة. وتُعرف المخططات التنظيمية أيضًا باسم المخططات الهيكلية، والمخططات التنظيمية، والمخططات العضوية، ومخططات المخطط التنظيمي (التي تُهجأ أحيانًا بالرسومات التنظيمية أو المخططات التنظيمية) والمخططات الهرمية.
مزايا الخرائط التنظيمية
تحمل الخرائط التنظيمية في الشركة مزايا عديدة منها:
- يصبح أعضاء الموظفين من أعلى إلى أسفل في المنظمة على دراية بهيكل كل قسم أو قسم أو المنظمة بأكملها.
- من الأسهل تحليل ومراجعة الهيكل التنظيمي عندما يتمثل بيانيًا.
- تكون علاقات الإدارة ضمنها مرئيةً.
- تتحدد مجالات المسؤولية والسلطة.
- يمكن رؤية مدى سيطرة كل مشرف / مدير.
- خطوط الاتصال موضحة بشكل جيد.
- يمكن تشخيص الضعف في المنظمة بسهولة.
شاهد أيضًا: ماهي الخرائط التنظيمية الدائرية.
عيوب الخرائط التنظيمية
تتعدد مزايا وعيوب الخرائط التنظيمية، فعلى الرغم من احتواء الخرائط التنظيمية العديد من المزايا، إلا أنها لا تخلوا من العيوب التي سنذكر منها التالي:
- يظهر فقط العلاقة الرسمية ولا يظهر أي علاقة غير رسمية بين الإدارات أو الأفراد التي تتواجد في الممارسة.
- تؤثر شكليات الهيكل التنظيمي على الموظفين لتفسير واجباتهم ومسؤولياتهم بشكل ضيق.
- تميل إلى زيادة المواقف الرسمية والمجزأة في المديرين التنفيذيين والموظفين ويثبط التعاون غير الرسمي بينهم.
- يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم فيما يتعلق بوضع الموظفين، على سبيل المثال ضباط الأركان.
- سرعان ما تصبح الرسوم البيانية قديمةً. حيث تقوم المنظمة بتوسيع نطاق الأعمال.
- من الممكن أن تكون تكلفة إعداد ومراجعة وتخزين الرسوم البيانية هائلةً.
أنواع الخرائط التنظيمية
بناءً على احتياجات ونوع المؤسسة، سترغب في اختيار تنسيق خريطة تنظيمية أقل تقليديةً. فهناك ثلاثة أنواع رئيسية من الخرائط التنظيمية: الهرمية، والمصفوفة، والمسطحة.
- خريطة هيكلية هرمية: هذا هو النوع الأكثر شيوعًا، ويؤدي إلى ظهور مخطط هرمي مرادف. فالتسلسل الهرمي هو المكان الذي توجد فيه مجموعة أو شخص واحد في القمة، بينما يتواجد من لديهم قوة أقل تحتها، في شكل هرم. فمن خلال التسلسل الهرمي، يتواصل الأعضاء عادةً مع الشخص الذي يقدمون تقاريرهم إليه.
- خريطة هيكل المصفوفة: لا يُرى هذا عادةً إلا عندما يكون لدى الأفراد أكثر من مدير واحد. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدى المؤسسة فريق من مصممي الجرافيك الذين يقدمون جميعًا تقاريرهم إلى مصمم الجرافيك الرئيسي. حيث يعمل مصممو الرسوم أيضًا على مشاريع أخرى من المحتمل أن يرأسها مدير مشروع منفصل. في هذه الحالة، سيكون لمصممي الجرافيك مديرين.
- خريطة هيكلية مسطحة: هذا النوع، الذي يشار إليه أحيانًا باسم مخطط هيكلي أفقي، يحتوي على مستويات قليلة أو معدومة من الإدارة الوسطى ويتكون عادةً من مستويين: كبار المسؤولين والعاملين. في شركات مثل هذه، يتحمل العمال مسؤوليةً أكبر ويشاركون بشكل مباشر في صنع القرار.
شاهد أيضًا: أنواع الخريطة التنظيمية.
كيفية تحضير الخرائط التنظيمية
يجب اتباع الإرشادات التالية عند إعداد مخطط هيكلي وهي:
- تحديد المخطط بالكامل من خلال بيان اسم الشركة وتاريخ التحضير والمسمى الوظيفي للشخص أو اسم الدائرة المسؤولة عن إعداده. إذا كان المخطط لقسم من الشركة؛ فيجب تضمين هذه المعلومات كجزء من العنوان.
- يجب وضع وحدة تنظيمية أو منصب أو وظيفة في صناديق مستطيلة أو مربعة.
- تُعرض العلاقات بخط مستمر. وتستخدم الخطوط الصلبة الرأسية والأفقية لإظهار اتجاه خطوط السلطة، وربط الصناديق.
- يمكن استخدام الخطوط المنقطة أو المقطوعة لإظهار تدفق العلاقات الوظيفية.
- من الأفضل أن تبقي المخططات بسيطةً بقدر الإمكان لسهولة الرجوع والتحليل.
الغرض من الخرائط التنظيمية
الغرض من الخرائط التنظيمية ما يلي:
- لإظهار العلاقة بين الموظفين على مختلف المستويات في المنظمة. حيث تظهر خطوط السلطة وحدود المسؤولية.
- لإظهار أحد الموظفين إلى من يكون مسؤولًا أمامه ومن هو المسؤول أمامه. أي يوضح قنوات الاتصال بين الموظفين.
- يظهر الصورة الكاملة للمنظمة بطريقة بسيطة للفهم.
- يوفر معلومات للجميع داخل المنظمة.
- يعزز التواصل السهل في المنظمة.
- يستخدم للتحكم بالموظفين وضمان الحفاظ على توازن معقول ضمن مختلف الدرجات. هذا لأنه من خلال إنشاء خريطة تنظيمية هيكلية، سيضطر المدراء التنفيذيون إلى التفكير بشكل أكثر تحديدًا في العلاقة التنظيمية من أجل ضمان التوازن.
- التعرف على الإدارات المختلفة ووظيفة الرؤساء الوظيفية في لمحة.
استخدامات الخرائط التنظيمية
يمكنك استخدام الخرائطِ التنظيميةِ من أجل:
- التواصل التنظيمي والإشرافي، مثل مساعدة الموظفين لمعرفة الوجهة التي سيقدمون تقاريهم إليها، أو مساعدة الأشخاص على التعرف على بعضهم البعض عبر المؤسسة.
- يمكن أن تساعد إضافة صور الموظف كثيرًا، وبالتالي السماح للأشخاص بربط الوجوه والأسماء.
- إعادة الهيكلة، مثل تبديل الأدوار في الفريق للاستفادة بشكل أفضل من مواهب الجميع.
- تخطيط القوى العاملة، مثل معرفة تفاصيل مبادرة توظيف جديدة.
- تخطيط الموارد، مثل تقليل أوجه القصور عن طريق إعادة ترتيب الأدوار.
- علم الأنساب، لأن شجرة العائلة هي في الحقيقة مجرد نوع من الخرائط التنظيمية. يمكنك تضمين الصور وتواريخ الميلاد والوفاة وروابط لمعلومات أخرى حول كل شخص.
شاهد أيضًا: الفرق بين الخريطة التنظيمية والهيكل التنظيمي.
وأخيرًا، وبغض النظر عن التخطيط الذي ستختار استخدامه، فتعد معرفة ميزات وعيوب الخرائط التنظيمية مفيدةً لتخطيط العلاقات في مؤسستك بشكل أوضح وأدق، والتأكد من أن الجميع يعرف كيفية توصيل المعلومات الأساسية
