ربما تكون قد سمعت عن العلاقات العامة وأنواعها سابقًا ولكن هل فكرت كيف تنشئ خطة علاقات عامة؟ يعد بناء العلاقات العامة أمرًا هامًا بالنسبة للشركات كما الإنسان ولربما أكثر، إذ أن شبكة العلاقات القوية تزيد من شهرة الشركة وتحسن من مركزها التنافسي في القطاع الذي تعمل به. كما أنها تزيد من العملاء الحاليين والمحتملين من خلال زيادة ثقتهم بالشركة وبما تقدمه لهم. بالإضافة إلى ذلك فإن هنالك نوعين من العلاقات العامة التي يعتبر كل منها أساسيًا لنجاح نشاط أي شركة، في حال كان القائم عليهم من مدراء أو موظفين يمتلكون المهارات اللازمة لإتمام مهامهم وتحقيق أهداف قسم العلاقات العامة، المرتبطة بشكل مباشر بتحقيق أهداف الشركة ككل. لذلك سنتعرف في مقالنا هذا على كافة التفاصيل المتعلقة بموضوع العلاقات العامة وأنواعها بالإضافة إلى معرفة كيف تنشئ خطة علاقات عامة ناجحة تعود على شركتك بالفائدة والنجاح.
محتوى المقالة
ما هي العلاقات العامة
هي إحدى الاستراتيجيات أو الأنشطة القائمة على أسس علمية والتي تستخدمها الشركات لتحقيق أهداف معينة والوصول إلى الجمهور أو العملاء المستهدفين سواء كانوا داخليين أم خارجيين، من خلال وسائل التواصل المتعددة. كما تعتبر العلاقات العامة وأنواعها المختلفة وسيلة هامة لبناء علاقة وثيقة بين الشركة وعملائها وتكوين صورة جيدة في أذهانهم عنها.
بالإضافة إلى ذلك فإنه يوجد في كل شركة قسم خاص بالعلاقات العامة يعد المسؤول عن اختيار الطرق والوسائل المناسبة للتواصل مع العملاء، مع الالتزام بكافة المبادئ ودراسة كل الجوانب المرتبطة بالقوانين والقيم الاجتماعية التي تؤثر في العلاقات العامة، من أجل الحصول على أفضل النتائج.
شاهد أيضًا: ما هو المحتوى التسويقي كيفية كتابة المحتوى التسويقي.
أنواع العلاقات العامة
يعد فهم العلاقات العامة وأنواعها ومعرفة كيف تنشئ خطة علاقات عامة مثالية هي الخطوة الأولى لنجاح شركتك، إذ يوجد نوعين رئيسيين للعلاقات العامة، لكل نوع دوره ومهمته الخاصة التي تساهم في تنفيذ خطط الشركة، هما:
العلاقات العامة الداخلية
إن بداية أي نجاح يبدأ من الداخل، لذلك فإن العلاقات العامة الداخلية هامة لأية شركة ترغب بالنجاح والتميز. كما يقوم هذا النوع على تطوير إدراك الموظفين والمفاهيم السائدة لديهم حول مهام الشركة وأنشطتها، وذلك من خلال:
- تكليف كل موظف بالمهمة المناسبة له.
- شرح مهمة كل موظف ودوره في تحقيق أهداف الشركة، ومساعدتهم على فهم آلية تحقيق الأهداف.
- كما يجب على الشركة أن تسمح للموظفين بالمشاركة في وضع الأهداف والاستراتيجيات. أو أن تسمح لهم بإبداء اقتراحاتهم وأفكارهم التي من الممكن أن تساعد في تطوير العمل، لا سيما الموظفين ذوي الخبرة.
- معرفة احتياجات الموظفين والعمل على تلبيتها مما يشعرهم بالاهتمام ويزيد من ثقتهم بإدارة الشركة.
- بالإضافة إلى ذلك فإنه يجب أن يبقى الموظفون على علم بكافة الأحداث التي تمر بها الشركة سواء كانت إيجابية أم سلبية.
- والأهم من ذلك كله هو تحفيز الموظفين وتشجيعهم بشكل مستمر على تحسين أدائهم مما ينعكس على أداء الشركة.
العلاقات العامة الخارجية
هي تلك الأنشطة التي تخص علاقة الشركة بالجمهور والعملاء الخارجيين، والتي تساعدها على ترك صورة إيجابية في أذهانهم عن الشركة وكسب المزيد من الشهرة والأرباح. على سبيل المثال:
- علاقة الشركة بالإعلام والصحافة.
- الاستقبال الخاص بالعملاء والضيوف.
- نشاط الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي.
- المشاركة في الأعمال الخيرية.
- بالإضافة إلى ذلك فإنها تتضمن الندوات الخارجية التي تقيمها الشركة للتعريف بمنتجاتها وخدماتها.
كيف تنشئ خطة علاقات عامة
لمعرفة كيف تنشئ خطة علاقات عامة ناجحة، هنالك بعض الخطوات الأساسية التي يجب عليك الالتزام بها للحصول على خطة متكاملة تحقق الأهداف المرجوة منها، وهذه الخطوات هي:
- معرفة واقع الشركة ونقاط القوة والضعف عليها، بالإضافة إلى الظروف الخارجية التي تؤثر فيها.
- ثم تحديد الأهداف التي ترغب الشركة في تحقيقها، من خلال استشارة الموظفين في قسم العلاقات العامة والأقسام الإدارية الأخرى وفرق المبيعات.
- تحديد الجمهور المستهدف من خطة العلاقات العامة وأنواعها وجمع معلومات عنه وعن ميوله واهتماماته.
- كتابة الرسائل الرئيسية للعام المقبل، بعد عقد اجتماع لقسم العلاقات العامة مع الإدارة العليا وأية جهة مرتبطة أخرى. كما يفضل ألا تتجاوز ثلاث رسائل رئيسية.
- بعد ذلك يجب تحديد وسائل الإعلام التي سيتم الاعتماد عليها، مثل التلفاز أو الإذاعة ومواقع التواصل الاجتماعي.
- تحديد الميزانية اللازمة لتنفيذ أنشطة قسم العلاقات العامة.
- تحديد التواريخ الهامة بالنسبة للشركة مثل بداية ونهاية السنة المالية، وتاريخ إعداد الميزانية. أو تاريخ إطلاق المنتجات.
- بالإضافة إلى ذلك فإنه يجب تحديد العطل أو المناسبات التي يحتفل بها الجمهور المستهدف، والتخطيط لأنشطة يمكن القيام بها خلال تلك المناسبات.
- ثم يجب تصميم جدول زمني لمتابعة تنفيذ خطة العلاقات العامة وأنواعها وضمان سيرها بالشكل المخطط له.
- العمل على الحفاظ على سمعة الشركة الإيجابية.
شاهد أيضًا: الخطة التسويقية Marketing plan تعريف المفهوم مع الأمثلة.
أهداف العلاقات العامة
إن الهدف العامة من معرفة كيف تنشئ خطة علاقات عامة بأنواعها وبشكل ناجح، هو بناء علاقة قوية بين الشركة والعملاء الداخليين الخارجيين. ولكن هذا الهدف يرتبط بعدة أهداف جزئية أخرى هي:
- وضع الخطة العامة والاسلوب التي ترغب الشركة باتباعه لتحقيق هدفها الرئيسي في المحافظة على استمراريتها وتعظيم الأرباح، من خلال التفاعل بين الشركة والجمهور.
- بناء علاقات إيجابية بين الشركة والشركات الأخرى في نفس المجال أو في مجالات أخرى بما يخدم مصالحها.
- تحقيق التواصل الفعال بين كافة أقسام الشركة لمساعدة متخذي القرار على تحديد أفضل القرارات وتنفيذها.
- بالإضافة إلى ذلك فإن العلاقات العامة وأنواعها المختلفة تساعد في اختيار أفضل الوسائل للتواصل مع العملاء بشكل مستمر وإبقائهم على اطلاع بكل جديد. أو نقل صورة إيجابية عن الشركة لهم.
- توضيح مدى اهتمام الشركة بالعملاء واحتياجاتهم.
- والأهم من ذلك كله هو جذب الموظفين ذوي الخبرة العالية وزيادة فرص الشركة في الحصول عليهم.
وظائف العلاقات العامة
بعد أن تعرفنا على العلاقات العامة وأنواعها، وإذا أردت معرفة كيف تنشئ خطة علاقات عامة تحقق الهدف المرجو منها، يجب أن تعلم أنه يوجد عدة وظائف لقسم العلاقات العامة وألا تهمل أيًا منها، هي:
- إدارة المناسبات: مثل تحديد وقت المناسبة ومكان إقامتها والهدف منها. ثم تنظيمها واستقبال الزوار بالشكل الذي يحقق الهدف التي أقيمت من أجله.
- الاستقبال: هذه الوظيفة ترتبط بموظفي الاستقبال الذين يمثلون واجهة الشركة، ويتمثل دورهم في مساعدة العملاء وتوجيههم نحو القسم المناسب بحسب احتياجاتهم.
- التحرير الصحفي: يعد أهم وظائف العلاقات العامة بأنواعها المختلفة، والغرض منها هو إعداد الأخبار الخاصة بالشركة. ثم إرسالها إلى وسائل الإعلام لتعريف الجمهور بكل ما يخص الشركة.
مهارات موظفي قسم العلاقات العامة
هنالك بعض المهارات التي يجب أن يتحلى بها موظفو قسم العلاقات العامة، حتى يتم اختيارهم للعمل في هذا القسم، ومن أهمها. على سبيل المثال:
- الثقة بالنفس.
- أن يتوفر لديهم القدرة على الإقناع.
- إمكانية التواصل مع الآخرين والتعامل معهم مهما كانت طباعهم.
- القدرة على التخطيط.
- بالإضافة إلى ذلك ينبغي أن يكون الموظف في هذا القسم قادرًا على بناء علاقات جيدة مع الموظفين الآخرين ضمن القسم والأقسام الأخرى.
- أن يكون الموظف قادرًا على تعلم أي شيء جديد بسرعة.
- والأهم من ذلك كله هو القدرة على إدارة الوقت وتنظيمه.
مهام مدير قسم العلاقات العامة
يتولى مدير العلاقات العامة عدة مهام أساسية، إذ أن نجاح خطط واستراتيجيات الشركة وتحقيق الأهداف مرتبط بشكل رئيسي مع قدرة المدير على تنفيذ مهامه بالدقة المطلوبة، وهذه المهام هي:
- المشاركة في وضع الخطط والاستراتيجيات والموافقة عليها.
- تعريف الجمهور بالشركة ورسالتها وأهدافها.
- التأكد من صحة أي خبر يتم تداوله عن الشركة. ثم نفيه أو تأكيده.
- المشاركة في كافة الفعاليات والأنشطة في الشركة.
- التحدث باسم الشركة أمام وسائل الإعلام المختلفة.
- بالإضافة إلى ذلك فإن مسؤولية المدير الأساسية تتمثل في الإشراف على أي مؤتمر صحفي أو ندوة تقيمها الشركة.
- توزيع المهام على الموظفين.
- بعد ذلك تقييم أداء الموظفين وعملهم، وتقييم النتائج التي توصل إليها قسم العلاقات العامة.
- والأهم من ذلك كله هو إعلام الإدارة العليا بتلك النتائج التي توصل إليها قسم العلاقات العامة.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة خطة عمل المشروع.
مهارات مدير قسم العلاقات العامة
حتى يتمكن مدير قسم العلاقات العامة بأنواعها من إتمام مهامه بالشكل الأمثل، وكسب ثقة الإدارة، يجب أن يتمتع ببعض الصفات الأساسية ومنها. على سبيل المثال:
- الشخصية القوية.
- أن يكون لبقًا في الحديث ولديه القدرة على الإقناع.
- أن يكون قادرًا على التنقل والسفر.
- بالإضافة إلى ذلك فإن يجب أن يتمتع بالمهارات الشخصية الأساسية في عالم الأعمال (SOFT SKILLS).
- أن يمتلك مهارات القيادة.
- ومن الأفضل أن يكون حاصلًا على شهادة في الإعلام أو إدارة الأعمال.
ما هو الفرق بين التسويق والعلاقات العامة
يعتقد بعض الأشخاص أن التسويق هو العلاقات العامة بأنواعها. ولكن على الرغم من التشابه الكبير بينهما إلا أن التسويق يهدف لتعريف العملاء بخدمات الشركة ومنتجاتها بأسلوب يجذب هؤلاء العملاء ويعمل على إقناعهم بالمنتج أو الخدمة المقدمة، وبالتالي يزيد من مبيعات الشركة وأرباحها.
بينما تهدف العلاقات العامة وأنواعها المختلفة إلى التعريف بالشركة وأنشطتها ونشر أخبارها، مما يساعد على بناء علاقة جيدة بين هذه الشركة والعملاء أو الشركات الأخرى ذات المجالات المرتبطة بها.
شاهد أيضًا: استراتيجيات التركيز focus strategies تعريف المفهوم مع الأمثلة.
في ختام هذا المقال نكون قد تعرفنا على العلاقات العامة وأنواعها وقدمنا إجابة وافية عن سؤال كيف تنشئ خطة علاقات عامة. لذلك إذا كنت تريد إنشاء خطة علاقات عامة لشركتك وتحتاج لأي تفصيل حول اختيار الموظفين وتحديد المهام وغيرها من المعلومات المرتبطة بهذا الموضوع فإن مقالنا هو أفضل دليل لك.
