يبحث الكثيرون عن أهم النصائح في ترتيب الأولويات، وطريقة ضبط، وتنظيم الأعمال، وإدارة المهمات لتنفيذ الأهداف المطلوبة. فترتيب الأولويات هي عملية تنظيم للأمور الضرورية، والهامة على حساب الأمور غير الضرورية، وغير المستعجلة. كما أنها عملية تحتاج إلى مهارات في الإدارة واستثمار الوقت، والترتيب للفرد، والمجتمع في الحياة. لذلك يجب على الفرد أن يحدد الأهداف التي يريد القيام بها، والغاية من هذا العمل. ومن ثمّ يحدد وقت معين لإنجاز هذه الأعمال بدقة، وبالسرعة المطلوبة انطلاقًا من مبدأ عدم إمكانية تأجيل الأحداث الضرورية إلى وقت آخر، وضرورة تنفيذها بالسرعة القصوى. وذلك خوفًا من حدوث مشكلةً، أو ضررًا إذا تأجلت إلى فترة لاحقة. ونتيجة لذلك الوصول إلى النجاح، وتحقيق الغايات المرجوة من العمل. وسنتطرق في هذا المقال عن أهم النصائح في ترتيب الأولويات، ومراحلها، وأهميتها في حياة الفرد.
محتوى المقالة
تعريف الأولويات
هي عبارة عن مجموعة الأعمال، والمهام التي يجب على الفرد القيام بها، وتتطلب سرعة كبيرة في الأداء، والاهتمام بها دون غيرها من الأعمال الأخرى. كما لا بد لأي فرد أو مجتمع القيام بالأولويات بتنظيم، وترتيب مدروس، والتعامل معها بدقة من أجل إنجاز الأعمال بالمستوى المطلوب. كما يشمل معنى ترتيب الأولويات ترتيب الأمور حسب درجة أهميتها، والتفريق بين ما يريد الفرد القيام به، وبين المسؤوليات التي تقع على عاتقه. وكذلك قدرته على تجاوز الصعاب، والتحديات التي تقف عائقًا أمامه.
مراحل تحديد الأولويات
عندما تستطيع تحديد أولوياتك، فإنك ستستطيع الحصول على يوم عمل مميز جدًا، وتنجز أعمالك بالسرعة المطلوبة، وأنت في غرفة مكتبك. ومراحل تحديد الأولويات هي:
- اكتب قائمة تضم كافة المهام: عندما تفهم ما تريد القيام به، فإنك سوف تستطيع تحديد الأولويات، ولا تنسَ أن تأخذ المهام الحياتية البسيطة بعين الاعتبار.
- حدد درجة أهمية كل عمل: بعد كتابة قائمة المهام التي ترغب بها، يجب أن تحدد أهمية كل منها. كما أنه من الجيد أن تجزأ الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة موزعة على فترات زمنية محددة.
- اختر الأعمال المهمة وظللها: يجب أن تضع بالحسبان مواعيد التسليم النهائية. وبالتالي عليك أن تحدد الأعمال المستعجلة كي تنجزها بالزمن المطلوب، ولأنك ستستمر بتأجيل المهام إن لم تفعل ذلك بالوقت المحدد.
- أعطِ الأهمية للأعمال المهمة والعاجلة: حيث اقترح رجل الأعمال ستيفن كوفي عدة تصنيفات للأعمال لسهولة إنجازها. وهي:
- عاجلة ومهمة: فيجب إنجاز هذا العمل أولًا.
- مهمة وليست عاجلة: فيمكن تحديد تاريخ لإنجاز هذا العمل فيما بعد دون نسيانه.
- عاجلة وليست مهمة: يمكنك أن تكلف أحد آخر بإنجازها.
- ليست عاجلة ولا مهمة: فيمكنك حذف هذه الأعمال من قائمة أعمالك، وأولوياتك.
- عليك أن تتجنب تعارض الأولويات مع بعضها: إذا كانت المهام التي تقوم بها سهلة، فيمكنك إنجازها بنفس الوقت. ولكن عندما تتسم بالصعوبة فيجب عليك أن تعطي الأولوية للعمل الأهم. وبعد الانتهاء يمكنك إنجاز ما تبقى من الأعمال المهمة.
- ادرس الجهد المطلوب لتنفيذ كل منها: عندما تكتب قائمة أولوياتك فإنك قد تشعر بالصعوبة، وتميل إلى المماطلة. ولذلك يجب عليك التغلب على هذا الشعور عبر إعطاء كل عمل الوقت الذي يحتاجه كي ينتهي على أكمل وجه.
- راجع القائمة بدقة: وهي من الخطوات المهمة التي تجعلك تشعر بالسيطرة على أعمالك، والتركيز فيها.
أهم النصائح في ترتيب الأولويات
فيما يلي عدة نصائح تساعدك في ترتيب أولوياتك. وهي:
- رتّب روتين يومك: فمن الطبيعي أولًا أن تحصل على قدر كافٍ من النوم بحدود 7-8 ساعات يوميًا. وما تبقى من اليوم عليك أن ترتبه بالشكل المثالي، وبالطريقة التي تضمن تحقيق أولوياتك.
- تناول الطعام الصحي: من المهم جدًا أن تختار الطعام الصحي، والعادات الصحية السليمة كي يبقى نشاطك قائمًا لإنجاز الأعمال، وترتيبها. ومما يؤكد عليه خبراء التغذية أنه من الضروري تجنب الأطعمة غير الصحية، والابتعاد عنها للتمتع بصحة جيدة.
- ابتعد عن العادات السيئة: وتلك التي تعد مضيعة للوقت.
- بناء علاقات هادفة مع الأشخاص: وهم الأشخاص، والأصدقاء الحقيقيون المؤثرين في حياتك.
- استثمر طاقتك في تطوير ذاتك: عليك أن تستثمر طاقتك كلها في سبيل تحقيق أهداف الأولويات.
- تعلم الفشل والمرونة: لا بد أن تفشل أحيانًا، لكنها ليست النهاية. ولذلك يجب عليك أن تعيد المحاولة، وتضع جهودك لتصل إلى ما تريد، فالمرونة أمر أساسي في ترتيب، وإدارة الأولويات.
أهمية ترتيب الأولويات
تكمن أهمية ترتيب الأولويات في عدة نقاط أساسية. ومنها:
- تساعد الفرد في الحصول على تحقيق عالي للذات في عالم الأعمال.
- الاستثمار الصحيح للوقت، والذات.
- ينظم أمور الفرد ويجنبه الحيرة، والوقوع في الارتباك أثناء أداء المهام.
- يساعده في التخطيط للمستقبل.
- يسّرع من أداء المهام.
- ينظم تعددية العمل، ويجعل المهام تنجز بدقة أكبر.
أمثلة على ترتيب الأولويات وإدارة المهمات
يجب على كل الأفراد العاملين التعرف على مهارة ترتيب الأولويات، لأنها تفيد في عمله، وتجعل من إنجازه أسهل. وخاصة مع تزايد الضغوط النفسية، والتوتر، وكثرة المشاكل في العصر الحالي. فعندما تحدد أولوياتك أنت تنظر إلى مستقبلك، وتعمل على تحقيق أهداف عالية، وتعود عليك بالفائدة. لكنك لا تستطيع القيام بعدة مهام بنفس الوقت، وكأبسط مثال ربة المنزل لا تستطيع تحضير الطعام، وحمل طفلها بنفس الوقت أو تنظيف المنزل، وسقاية الأزهار في نفس الوقت، فلا بد من ترتيب أولوياتها حسب درجة الأهمية للقيام بكل المهام المطلوبة ضمن خطط محكمة تندرج ضمن سياق تنظيم الوقت. وكما قالت الباحثة الألمانية باتريشيا هرش: أن النساء، والرجال لا يستطيعون العمل وفق هذه النظرية غير الصحيحة، لأنها تؤثر على جودة العمل. أو كما قال البروفيسور الأمريكي ستريير: أن الأشخاص الذين يقومون بعدة أعمال بنفس الوقت يكون مستوى جودة هذه الأعمال أقل من المتوسط.
قدمنا في هذا المقال أهم النصائح في ترتيب الأولويات، وتنظيم، وإدارة المهمات التي من الضروري لكل فرد التعرف إليها. ولأنها ليست مهمة مستحيلة، فكل ما يجب القيام به تحديد المهمات، واستثمار الوقت بالشكل الصحيح. ولذلك فإن تحديد الأولويات، وإدارة الوقت يعتبران أهم مفاتيح النجاح، والحصول على نسبة إنتاجية عالية في أداء المهمات اليومية.
