تعتبر الإدارة الإلكترونية شكل من أشكال الإدارة نتج عن تطور آليات العمل وربط التكنولوجيا بمختلف نواحي الحياة
العملية، يتميز هذا النظام باستخدام تقنيات المعلومات و الاتصالات للقيام بوظائف الإدارة، و تحويل العمليات الورقية
الروتينية إلى عمليات إلكترونية سهلة وسريعة تؤمن إجراء كافة العمليات الإدارية عبر حواسيب آلية مما يضمن اتخاذ
قرارات أفضل و تقديم خدمات أسرع،سنشرح في هذا المقال عبر منصة تجارتنا أهم متطلبات الإدارة الإلكترونية و مستلزمات العمل فيها.
محتوى المقالة
توظيف المعلومات في الإدارة الإلكترونية
تطورت هذه الفكرة في الإدارة تطورا كبيرا حيث بدأ هذا التوظيف في شكل تقارير تقدم عن عمل المؤسسة و المتغيرات الحاصلة داخلها، ثم تطور إلى تحليل التقارير لتجديد الأسباب وراء حدوث المتغيرات، و بعدها الانتقال لمرحلة التنبؤ بالمتغيرات التي يمكن أن تحدث مستقبلا، و قد يصل هذا الأسلوب في الإدارة لمرحلة من وضوح الرؤية بالنسبة للعمل في المؤسسة و تلافي الأخطاء و وضع الخطط المستقبلية بحيث يتم توظيف المعلومات من أجل تحقيق الأهداف.
المراحل التي يتم وفقها التحول من الإدارة اليدوية إلى الإدارة الإلكترونية
تتم عملية التحول من المنظومة الإدارية التقليدية اليدوية إلى المنظومة الإدارية الإلكترونية عبر المرور
بثلاث مراحل هي:
1- مرحلة نقل جميع المعلومات و البيانات الورقية إلى أجهزة الحاسب
2-جمع كافة البيانات من أجهزة الحاسب في جميع الإدارات عبر شبكة معلوماتية ضخمة تربط جميع الإدارات و تسمح بالتبادل الحر للمعلومات بين تلك الإدارات
3- تحويل جميع تعاملات العملاء و الموظفين و المواطنين إلى معاملات إلكترونية تسهل العمل و توفر الكلفة و تسرع التنفيذ.
الأمور الواجب توفرها عند تطبيق نظام الإدارة الإلكترونية
إن مشروع الإدارة الإلكترونية يجب أن يراعي عدة متطلبات أهمها :
دعم الإدارة:يجب توافر الإرادة اللازمة لدى الإدارة التقليدية لتطبيق مشروع التحول وتقديم كامل الدعم
اللازم للفريق المنفذ لتنفيذ الانتقال للإدارة الإلكترونية بالجودة المطلوبة وتهيئة البيئة اللازمة للعمل و إدخاله حيز التنفيذ
رؤية إلكترونية :تساعد على تحديد الأهداف و استراتيجية تحقيقها و تصور المكانة المستقبلية للشركة
توفير خطط اتصال :وذلك لتأمين الاتصال مع الجهات ذات الصلة بدراسة رغبات المستفيدين من نظام الإدارة
، ودعم القدرات الفنية للقائمين على تقديم خدمات الإدارة الإلكترونية
دراسة الإجراءات:عن طريق القيام بدراسة تفصيلية للإجراءات اللازمة لتنفيذ الانتقال إلى نظام الإدارة الإلكترونية
توفير البنية التحتية اللازمة لأن الإدارة الإلكترونية تتطلب وجود مستوى عالي من البنية التحتية تتضمن شبكة اتصال حديثة سلكية و لاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل و نقل المعلومات بين الأقسام الإدارية داخليا وبينها وبين العملاء و المؤسسات من جهة أخرى
توافر تمويل مناسب وذلك لبناء البنية التحتية وإجراء الصيانة الدورية و تدريب الكوادر و الموظفين وتهيئة البيئة اللازمة للعمل
توافر الوسائل الإلكترونية اللازمة لتنفيذ العمليات و الخدمات التي تمكن الإدارة من التواصل مع الأقسام وتقديم أفضل القرارات و الحلول ومنها أجهزة الكمبيوتر و الهاتف الشبكي و غيرها من الأجهزة التي تمكن من الاتصال بالشبكة الداخلية ضمن البلد و الشبكات العالمية بأسعار معقولة تتيح لجميع الموظفين و العملاء الحصول عليها
التدريب و بناء القدرات يتم عن طريق القيام بدورات لتدريب كافة الموظفين على طرق استخدام الكمبيوتر و إدارة الشبكات وقواعد المعلومات و البيانات للعمل على إدارة و توجيه الإدارة الإلكترونية بشكل سليم
نظم التشريعات و النصوص القانونية التي تسهل عمل الإدارة الإلكترونية وتنظم علاقاتها و النتائج القانونية المترتبة عليها
وضع الخطط التسويقية و الدعائية للتعريف بمحاسن الإدارة الإلكترونية و تعريف العملاء بها و التفاعل معها و إنشاء موقع شامل يسهل للعملاء التعامل معها
أهداف الإدارة الإلكترونية
- استغلال كل مزايا الاتصالات و المعلومات و التكنولوجيا في خدمة أهداف المؤسسة
- تحسين أداء الإدارات وزيادة الإنتاجية عن طريق تسهيل المهام
- تحسين جودة الخدمات العامة و العمليات الإدارية
- الاستخدام الأمثل للخدمات القائمة لتحسين الموارد
- تخفيض المصاريف الورقية و التكاليف الناتجة عن التنقلات بين الفروع، وذلك نتيجة لوجود منظومة اتصال كاملة مترابطة
- تحقيق العدالة بين متلقي الخدمات و معاملتهم بمساواة
- تطوير المنظومة الإدارية و تخفيض العمل اليدوي فيها و استبداله بالأعمال الإلكترونية
- رفع مستوى المنافسة الاقتصادية عن طريق استغلال شبكة الإنترنت في عمليات التبادل التجاري بين دول العالم و إعطاء فرصة للشركات الصغيرة و المتوسطة لإثبات وجودها في السوق و للتطوير في عملها.
وفي النهاية نرجو أن نكون قد وفقنا في تسليط الضوء على واقع تطبيق الإدارة الإلكترونية و متطلبات تطبيقها و تشخيص أهم المراحل و الخطوات التي يمكن اتباعها في عملية التحول نحو الإدارة الإلكترونية لمواكبة التطورات في مجال تكنولوجيا المعلومات.
