الرقابة ومتابعة أعمال المشاريع ؛ عملية متابعة المشاريع عبارة عن عملية دائمة ومستمرة تتضمن اكتشاف الفجوات والمشاكل في المشاريع، وذلك أمر متوقع وطبيعي، والتحدي الحقيقي هو كيفية التمكن من حل هذه المشكلات، وعملية التقييم تحاول الكشف عن المشاكل والأخطاء التي من الممكن أن تحدث في المشروع، علاوة على ذلك اكتشاف الأخطاء والمشاكل التي حدثت بالفعل، ويمكن استخدام نتيجة التقييم في إعادة صناعة هذه الخطط، وأيضاً تعديل الأهداف الموضوعية إذا لزم الأمر ذلك.
محتوى المقالة
وسائل الرقابة ومتابعة أعمال المشاريع
وسائل الرقابة ومتابعة أعمال المشاريع تتمثل فيما يلي:
- الملاحظ الشخصية
- التقارير الدورية الخاصة بالأداء
- شكوى العملاء الذين يمكن إنجاز المشروعات لحسابهم
- نظم المعلومات
- الاجتماعات الدورية
- متابعة الإنفاق والموازنات.
نموذج متابعة أعمال المشاريع
متابعة تنفيذ المشروعات عبارة عن أنشطة تهدف للتأكد من أن تنفيذ المشروع يتم وفقاً الخطة الموضوعية، لذا فهي عملية تقييم الموضوع والموقف، وعليها يتم ملاحظة ما يلي:
- تعتمد على تجميع البيانات المختلفة عن تنفيذ المشروع الفعلي.
- تحليل هذه البيانات وتحويلها إلى مؤشرات تشكل معلومات عن تكلفة، وجودة، ودقة، ووقت الإنجاز.
- مقارنة هذه المؤشرات بالأهداف و المشروعات المشابهة، وكذلك تحديد الفجوة الموجودة بينهما.
- تحليل أسباب هذه الفجوة أو المشاكل وتشخيصها.
- اتخاذ كافة الإجراءات التصحيحية المناسبة واللازمة لذلك.
- هي عملية دائمة ولا يجب إتمامها في نهاية وقت معين.
مجالات متابعة تنفيذ المشروعات
تنصب المتابعة والرقابة على المشروعات على 3 جوانب رئيسية، وهي كالتالي:
- الوقت: لأي حد يسير تنفيذ المشروع وفقاً للجداول الزمنية الموضوعية.
- التكلفة: لأي حد يتم تكليف المشروع حتى هذا الوقت، وفقاً للموازنة المالية الموضوعية، ومدى تلائم هذه التكلفة مع الإنجاز الذي حدث.
- الجودة: لأي حد يمكن إنجاز الأعمال والمراحل المختلفة بالجودة والدقة، حسب المواصفات المحددة من قبل.
متابعة إنجاز المشروعات
هناك عدة أمور يجب وضعها في الاعتبار عند القيام بمتابعة إنجاز المشروعات، وهي كالتالي:
- يجب أن يقوم نظام المراقبة بإظهار طبيعة المشروع وحجمه، وكذلك الأماكن التي يمكن أداؤه فيها.
- ننصحك بعدم التركيز على مؤشر معين واحد في الرقابة، وأهتم بجميع المؤشرات معاً وهي الجودة، والتكلفة، والوقت.
- كلما أمكن قم بالاعتماد على نظام الرقابة الذي يوقف الأخطاء ويمنعها قبل الحدوث، فهدف هذه المتابعة ليس لنترك الخطأ يحدث ثم نكتشفه.
- المرونة في المعايير، وفي حالة استدعاء الأمر لتغيير الخطة، فلابد من إخطار الجميع بذلك، فمن الممكن أن ينتج عن ذلك اختلاف المعايير المستخدمة في الحكم على الأداء.
- يجب على نظام الرقابة أن يكون اقتصادي، أي أن الوفورات المحققة لا تكون أقل من المصروفات التي تم إنفاقها على النظام.
- كذلك يجب على النظام الرقابي أن يسهل من معرفة الأخطاء وتداركها، وتدارك كافة نواحي الضعف داخل العمل والنظام، من خلال التوجيه والإرشاد.
- قيام النظام بتقديم البيانات السريعة والدقيقة عن إنجاز المشروعات، وتقدم في هيئة حقائق مكتوبة بقدر الإمكان.
- يجب الاستماع لآراء الآخرين، ومبرراتهم للأخطاء قبل إدانتهم.
- كما عليك توقع حدوث الأخطاء، فليس هناك أي تخطيط ناجح ودقيق بنسبة 100٪.
السيطرة على المشروعات
وسائل الرقابة ومتابعة أعمال المشاريع؛ تبدأ السيطرة على المشروعات من تجميع البيانات بشكل منتظم، وبعد ذلك يتم مقارنة نتائج الأداء الفعلية مع الأداء الذي تم تخطيطه، وبعدها يتم اتخاذ الإجراءات الكافية لتصحيح مسار تطور العمل في المشروع، وعامة السيطرة على المشروعات يجب أن تقوم بتغطية المراحل الثلاثة الرئيسية للمشروع، وهي كالتالي:
- وضع المعايير الخاصة بالأداء.
- مقارنة المعايير بالأداء الفعلي المتحقق.
- كما هناك إتخاذ كافة الإجراءات التصحيحية اللازمة.
في النهاية تحدثنا عن وسائل الرقابة ومتابعة أعمال المشاريع. ومجالات متابعة تنفيذ المشاريع، كذلك وسائل الرقابة ومتابعة أعمال المشروع، ومتابعة إنجاز المشروعات. وكذلك السيطرة على المشروعات. كما نتمنى أن ينال المقال على اعجابكم.
