جميعنا يطرح على نفسه سؤال استراتيجيات تنظيم الوقت كيف تتم، لا سيما أن تنظيم أوقاتنا يعني إدارة الأحداث التي يتألف منها كتاب حياتنا. وربما نكون قد مررنا بكثير من اللحظات التي تمنينا فيها أن يتجاوز عدد ساعات اليوم رقم 24 حتى نتمكن من إنجاز كل ما نريده.
ولكن لا أحد يستطيع تغيير حقيقة أن اليوم يتألف من 24 ساعة فقط، وما نستطيعه هو التحكم بهذه الساعات فقط. أما كيف نتحكم، فهذا ما تجيبنا عنه تجارب تنظيم الوقت التي اتبعها كثير من الناجحين الذين لخصوا تجاربهم في استراتيجيات متعددة عادت عليهم بالنفع الكبير حتى وصلوا مبتغاهم. سنعرض في مقال استراتيجيات تنظيم الوقت كيف تتم أهم هذه الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها أحدها أو استخدام مزيج متعدد الاستراتيجيات. تابعونا.
محتوى المقالة
تعريف إدارة الوقت
إدارة الوقت هي مهارة التخطيط للمهام بناءً على الوقت المتاح للعمل. كما يمكن أن تساعد هذه المهارة في تحديد أولويات العناصر في جدولك اليومي مما يسمح لك بإنهاء المهام في الوقت المحدد. إضافة لذلك، يمكن أن تتخذ إدارة الوقت عدة أشكال مثل استخدام قائمة تحقق أو جهاز توقيت لتتبع التقدم في إنجاز المهام على مدار اليوم.
فوائد تنظيم الوقت
إن لتنظيم الوقت وإدارته بالشكل الأمثل العديد من الفوائد التي تعود على صاحبها بالنفع والنتائج الجيدة. ونذكر من هذه الفوائد الآتي:
- تقليل مستوى التوتر.
- زيادة الإنتاجية نتيجة الالتزام بالمواعيد النهائية للمهام.
- السمعة الإيجابية من خلال كسب ثقة الآخرين وزيادة احترامهم.
- المزيد من الطاقة لوقت الفراغ.
- وضوح الأهداف اليومية
- تحسين التركيز أثناء العمل.
- تبسيط عملية صنع القرار.
- الوصول للهدف بوتيرة أسرع، نتيجة تجزئة الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة.
- رفع جودة العمل.
- زيادة الثقة بالنفس.
- تحسين الانضباط الذاتي.
- علاقات عمل أفضل.
استراتيجيات تنظيم الوقت كيف تتم
يعتمد العثور على استراتيجية مناسبة لإدارة الوقت على شخصية الفرد ومستوى انضباطه الذاتي وقدرته على التحفيز الذاتي. كما أنّ هناك عددًا من الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها لإدارة الوقت بفعالية وكفاءة. نذكر من أهم هذه الاستراتيجيات:
معرفة كيفية تنظيم الوقت
يعد سجل الوقت طريقة مفيدة لمعرفة كيفية إدارة الوقت. كما يمكن أن يتم تسجيل الأعمال بفواصل زمنية مدتها 15 دقيقة لمدة أسبوعين، ومن ثم يجري تقييم النتائج عن طريق الإجابة على أسئلة مثل:
- هل أنجزت كل ما تريده؟
- ما المهام التي تتطلب وقتًا كبيرًا؟
- في أي وقت من اليوم تكون إنتاجيتك أعلى ما يمكن؟
- أين تكرس معظم وقتك (في الوظيفة، مع الأسرة، أمور شخصية، الترفيه…الخ)؟
علاوة على ذلك، يمكن أن يساعدك ذلك على تحديد ما إذا كنت تستثمر وقتك في أهم الأنشطة الخاصة بتحديد مسار العمل. كما إن امتلاك فكرة جيدة عن الوقت اللازم للمهام الروتينية يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر واقعية في التخطيط وتقدير مقدار الوقت المتاح للأنشطة الأخرى.
تحديد الأولويات استراتيجية لتنظيم الوقت
تتطلب الإدارة الفعالة للوقت التمييز بين ما هو مهم وما هو عاجل. ويتفق الخبراء على أن المهام الأكثر أهمية لا تندرج في العادة تحت خانة الأكثر إلحاحًا لإنجازها. وفي جميع الأحوال، يميل الناس إلى ترك المهام العاجلة تهيمن على حياتهم.
ومن الجدير ذكره، أن الأنشطة يمكن أن تصنف إلى أربعة أرباع في مصفوفة إدارة الوقت: عاجلة وليست عاجلة ومهمة وليست مهمة. وبناءً عليه، يجب القيام بالأنشطة الملحة والمهمة وقضاء وقت أقل في الأنشطة غير المهمة بغض النظر عن مدى درجة إلحاحها. وذلك بهدف كسب الوقت للأنشطة غير العاجلة والمهمة بنفس الوقت. كما يسمح التركيز على هذه الأنشطة المهمة بالتحكم بشكل أكبر في الوقت، وقد يقلل من عدد المهام المهمة التي تصبح عاجلة. يوضح الجدول أدناه مثالًا على مصفوفة الوقت:
علاوة على ذلك، يعد إنشاء قائمة “المهام To do list” طريقة سهلة لتحديد الأولويات. كما يمكن أن تكون هذه القائمة يومية أو أسبوعية أو شهرية وفقًا لنمط حياتك. ويجب مراعاة ما يلي أثناء إعداد هذه القائمة:
- ضع قائمة بالمهام التي يمكن التحكم فيها بدلاً من الأهداف أو خطط متعددة الخطوات.
- رتب العناصر في قائمة “المهام” الخاصة بك حسب الأولوية (المهمة والعاجلة).
- يمكنك اختيار تجميع العناصر في فئات مثل الأولوية العالية أو الأولوية المتوسطة أو الأولوية المنخفضة.
حيث تتيح قائمة “المهام” ذات الأولوية تعيين الحدود بحيث يمكنك أن تقول “لا” للأنشطة التي قد تكون ممتعة أو توفر إحساسًا بالإنجاز ولكنها لا تتناسب مع أولوياتك الأساسية.
استخدم أداة التخطيط استراتيجية لتنظيم الوقت
يوصي خبراء كيفية إدارة الوقت بفاعلية باستخدام أداة تخطيط شخصية لتحسين الإنتاجية. ومن أمثلة أدوات التخطيط هذه: تطبيقات التقويم على الهواتف الذكية والمخططات الجدارية وبطاقات الفهرسة ومذكرات الجيب والتطبيقات على الحواسيب المحمولة…الخ. كما أن كتابة المهام تحفز العقل للتركيز على الأولويات في إنجاز المهام. ويجب الانتباه إلى الأمور الآتية عند استخدام أداة التخطيط:
- قم دائمًا بتسجيل معلوماتك على الأداة نفسها لأن تدوين الملاحظات في مكان آخر لنقلها لاحقًا غير فعال ويضيع المزيد من الوقت.
- راجع أداة التخطيط الخاصة بك يوميًا.
- احتفظ بقائمة أولوياتك في أداة التخطيط الخاصة بك وارجع إليها دوريًا.
- حافظ على مزامنة أدوات التخطيط. فإذا احتفظت بالأداة في أكثر من مكان، فتأكد من تطابق هاتفك والكمبيوتر وأدوات التخطيط الورقية.
- احتفظ بنظام نسخ احتياطي.
- يمكن أن تكون التطبيقات الموجودة على هاتفك أدوات تخطيط رائعة.
أهمية التنظيم استراتيجية لتنظيم الوقت
تؤدي الفوضى إلى سوء إدارة الوقت، حيث أظهرت الأبحاث أن الفوضى لها تأثير سلبي كبير على نفسية الشخص وإنتاجيته. ولهذا الغرض، يمكنك إعداد ثلاثة صناديق (خانات) بعناوين “احتفظ” و “ضع بعيدًا” و “إرمِ” لتنظيم أشيائك عمومًا وأعمالك خصوصًا، بحيث تتبع الخطوات الآتية:
- افرز العناصر في هذه الخانات.
- تخلص من العناصر الموجودة في صندوق “إرم”.
- قرر مصير العناصر في صندوق ” ضع بعيدًا” عن طريق التوجيه للمكان المناسب أو ربما التخلص منها.
الخطوة التالية هي تحسين الوقت الذي تقضيه في معالجة المعلومات. على سبيل المثال، يمكن أن تستهلك المهام مثل البريد الإلكتروني يومك. ولمكافحة الوقت الضائع، يمكنك تنظيم البريد الإلكتروني الذي يسمح لك بمعالجة المعلومات في كل بريد إلكتروني بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. كما يمكنك استخدم المجلدات أو وضع العلامات أو نظام الترميز اللوني لغرض التتبع.
الجدولة الفعالة استراتيجية لتنظيم الوقت
تأكد من تخصيص الوقت للأشياء التي تريد القيام بها، ويمكن أن يساعدك سجل الوقت في تحديد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية وتنبهًا. كما عليك أن تخطط لمهامك الأكثر صعوبة عندما تكون مستويات الطاقة لديك مرتفعة. إضافة لذلك، من المهم أيضَأ تخصيص الوقت للأنشطة ذات الأولوية القصوى وحماية وقتها من الانقطاعات.
كذلك يمكن جدولة المهام الصغيرة مثل صياغة رسالة بريد إلكتروني، أو إنشاء قائمة تسوق البقالة، أو القراءة، أو مشاهدة الندوات عبر الإنترنت، أو الاستماع إلى المدونات الصوتية …الخ.
الحصول على مساعدة الآخرين
ينبغي أن تخصص وقتك للمهام التي تتطلب خبرتك، وتفويض المهام الأخرى إلى أشخاص آخرين. كما يتطلب هذا تحديد المهام التي يمكن للآخرين القيام بها وتحديد الشخص (الأشخاص) المناسب للقيام بها. علاوة على ذلك، عليك أن تحرص على اختيار شخص يتمتع بالمهارات والخبرة والاهتمام والسلطة المناسبة لإنجاز المهمة. ومن المهم أيضًا الدقة في تحديد المهمة والتوقعات من الشخص المساعد مع السماح له ببعض الحرية في تخصيص المهمة.
تحقق دائمًا من مدى تقدم الشخص دوريًا وساعده عند الحاجة، مع الحرص على عدم تولي المسؤولية كاملةً. أخيرًا، كافئ الشخص على العمل الجيد أو قدم اقتراحات للتحسينات إذا لزم الأمر.
التوقف عن المماطلة استراتيجية لتنظيم الوقت
يؤجل الناس المهام لأسباب متنوعة، لا سيما في حال ظنهم أنها مربكة أو مزعجة. وللمساعدة في وقف التسويف والمماطلة وتنظيم الوقت للعمل وترتيبه، فكر في “أكل الضفدع الكبير أولاً”. هناك اقتباس شائع يُنسب إلى مارك توين يقول: “إذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعًا اليوم، فمن الأفضل أن يكون ذلك أول عمل تقوم به في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل الضفدع الكبير أولاً “.
ويمكن اعتبار أنّ المهام غير المحببة التي نؤجل إتمامها هي بمثابة “الضفادع الكبيرة”. لذا فإن إكمال هذه المهام كأول إجراء في اليوم يبعدها عن الطريق. كما يمكنك تقسيم هذه المهام التي قد تكون كبيرة إلى مهام أصغر، وإنجازها وفقًا لصعوبتها. وتذكر شيئًا مهمًا، أيًا كانت الطريقة التي تتبعها لوقف التسويف والمماطلة، حاول بناء نظام مكافأة للمهام المكتملة للمساعدة في البقاء متحمسًا.
إدارة الوقت الضائع استراتيجية لتنظيم الوقت
قلل من الوقت الذي تستغرقه بعض المهام من خلال تنفيذ بعض النصائح البسيطة مثل:
- استفد من خاصية تحويل الصوت إلى نص لتدوين الملاحظات أو الرد على الرسائل الصوتية…الخ.
- خصص وقت يومي محدد للرد على رسائل البريد الالكتروني مع تجنب تراكمه مع الزمن.
- احذف الاشتراك من رسائل البريد الالكتروني غير الهامة.
- حدد موعدًا للزيارات الشخصية، وأبلغ الزائرين بضيق الوقت واعرض عليهم إعادة الجدولة بأدب.
- إبدأ اجتماعاتك واختتمها في الوقت المحدد.
- استخدم برنامج تسجيل أثناء الاجتماعات أو عيّن مدون ملاحظات.
وهنالك الكثير مما يمكن تنفيذه بخصوص إدارة الوقت المهدر ولكننا حاولنا أن نذّكر بأهم النصائح.
تجنب تعدد المهام استراتيجية لتنظيم الوقت
أظهرت الدراسات النفسية أن تعدد المهام لا يوفر الوقت، بل إنّ تأثيراته السلبية تتجاوز الإيجابيات. حيث إن تفقد الوقت عند التبديل من مهمة إلى أخرى، يؤدي غالبًا إلى فقدان الإنتاجية. كما قد يؤدي تعدد المهام الروتيني إلى صعوبة التركيز والحفاظ عليه. لذا عليك بذل قصارى جهدك للتركيز على مهمة واحدة فقط في كل مرة عن طريق إبعاد العوامل المشتتة، بما في ذلك إيقاف تشغيل الإشعارات على أجهزتك، وتخصيص وقت مخصص لمهام محددة.
المحافظة على الصحة
إن اهتمامك بنفسك هو استثمار جيد للوقت أيضًا، لذا عليك تحديد وقت يومي للاسترخاء بما يعود بالنفع على صحتك النفسية والجسدية. كما أن اهتمامك بصحتك يساعد في إنجاز المهام بسرعة وسهولة أكبر.
علاوة على ذلك، يمكن أن يؤدي سوء إدارة الوقت وقضاء وقت طويل أمام الشاشات إلى الإرهاق وتقلب المزاج والمرض. ولتقليل التوتر، كافئ نفسك على نجاحات إدارة الوقت. خذ وقتًا كافيًا لتعرف أنك أنجزت مهمة أو تحدٍ كبير قبل الانتقال إلى النشاط التالي.
ختامًا، إن إجابتك على سؤال استراتيجيات تنظيم الوقت كيف تتم، تتطلب وقتًا جيًدا لتطبيقها وتقييم فعاليتها. كما عليك أن تتذكر دائمًأ أن الإدارة الناجحة للوقت تؤدي إلى سعادة شخصية أكبر، إضافةً للمزيد من الإنجازات في المنزل والعمل.
